Arbeiten mit Vorlagen

 

Mit der Verwendung von Vorlagen bietet Ihnen V6 eine flexible und komfortable Möglichkeit, Ihre Korrespondenz zu Kunden, Lieferanten, etc. zu erstellen. Hier erfahren Sie, wo Sie Ihre Vorlagen hinterlegen und wie Sie Vorlagen erstellen.

 

Wo kommen Vorlagen zum Einsatz?

Immer wenn Sie folgende Symbole sehen, haben Sie Zugriff auf Vorlagen:

Button-Anschreiben Button-Fax

Diese Symbole erscheinen in der Regel in jeder Adressmaske (Kunde, Lieferant, Personal, Filiale, u.a.). Ein Klick auf diese Symbole öffnet das Verzeichnis, in dem sich die Vorlagen befinden.

 

Vorlagen-Verwaltung

V6 stellt zwei Arten von Vorlagen-Verzeichnissen zur Verfügung:

extern (Windows-Verzeichnis)
V6-intern

 

Vorlagen-Verzeichnis extern:

Diese Art der Verwaltung von Vorlagen bietet sich an, wenn Ihre Arbeitsplätze alle untereinander vernetzt sind. Richten Sie auf dem Server ein Verzeichnis für Vorlagen ein, das für alle Nutzer freigegeben ist. Den Pfad zu diesem Verzeichnis hinterlegen Sie dann in den Bildschirmparametern (F11 Verwaltung System - F1) im Register "Kommunikation" bei "Vorlagenverzeichnis".

Wann immer Sie dann auf ein Vorlagen-Symbol klicken, öffnet der Windows-Explorer den entsprechenden Ordner und Sie können eine Vorlage auswählen.

 

ex_red_sm

V6 erwartet bei Vorlagen den Dateityp .RTF - Vorlagen mit anderen Dateitypen (z.B. .DOC) werden nicht in der Liste angezeigt. Speichern Sie deshalb bitte Ihre Vorlagen immer als RTF-Datei ab.

 

 

Vorlagen-Verzeichnis intern:

Diese Art der Verwaltung bietet sich an, wenn Sie mehrere Nutzer haben, die nicht vernetzt sind. Die Vorlagen werden in V6 importiert und stehen dann jedem V6-Nutzer zur Verfügung.

 

i_blue_sm

Das Laden einer Vorlage kann etwas länger dauern als bei Verwendung eines externen Vorlagen-Verzeichnisses, da die Vorlage nicht vom lokalen Server kommt.

 

Vorgehensweise:

Bei Bildschirmparameter (F11 Verwaltung System - F1) aktivieren Sie im Register "Kommunikation" das Kontroll-Kästchen Button-Vorlage-Intern . Dann wechseln Sie in die Filiale (F10 Verwaltung Basis - F1) und wählen dort das Register "Vorlagen":

 

10-141-Vorlagen

 

Starten Sie den Import Ihrer Vorlage mit Dokument importieren (F4). Es öffnet sich eine Erfassungszeile:

 

10-141-Vorlagen-4

 

Wählen Sie Erfassen (F4). Es öffnet sich der Windows-Explorer. Wählen Sie die Vorlage aus, die importiert werden soll. V6 übernimmt automatisch den Name der Datei. Bestätigen Sie mit OK (F1) oder vergeben Sie zuerst einen neuen Namen und bestätigen danach.

 

10-141-Vorlagen-441

 

Zur endgültigen Sicherung des Imports wählen Sie Speichern (F1).

 

Sobald Sie nun auf ein Vorlagen-Symbol klicken, öffnet sich eine Liste der importierten Vorlagen:

 

Vorlage-intern-Liste

 

Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und bestätigen Sie mit OK (F1).

 

 

Erstellung von Vorlagen

 

Bei der Erstellung von Vorlagen hilft Ihnen V6 mit einer Vielzahl von Platzhaltern, wie Sie es eventuell ähnlich aus der Serienbrief-Funktion von MS-Word kennen.

Die Verwendung von Platzhaltern ermöglicht es Ihnen, ein Standard-Anschreiben zu verwenden für alle möglichen Adressaten (z.B. Kunde, Lieferant, Ansprechpartner, Personal) und Absender (Filialen).

 

Folgende Platzhalter stehen Ihnen zur Verfügung:

Adressaten

Absender

#ANREDE#

#NAME1#

#NAME2#

#NAMENSZUSATZ#

#TITEL#

#STRASSE#

#HAUSNR#

#PLZ#

#ORT#

#LKZ#

#TELEFON1#

#TELEFON2#

#POSTFACH#

#FAX1#

#FAX2#

#EMAIL1#

#EMAIL2#

#ORTSTEIL#

#REGION#

#URL1#

#URL2#

#BRIEFANREDE#

#SMS#

#KUNDENNUMMER#

#LIEFERANTENNUMMER#

#PERSONALNUMMER#

#KU_BANKKONTOINHABER# (KU = Kunde)

#KU_BANKKONTONR#

#KU_BANKBLZ#

#KU_BANKNAME#

#KU_BANKKONTOIBAN#

#KU_BANKBIC#

^ANREDE^

^NAME1^

^NAME2^

^NAMENSZUSATZ^

^TITEL^

^STRASSE^

^HAUSNR^

^PLZ^

^ORT^

^LKZ^

^TELEFON1^

^TELEFON2^

^POSTFACH^

^FAX1^

^FAX2^

^EMAIL1^

^EMAIL2^

^ORTSTEIL^

^REGION^

^URL1^

^URL2^

^BRIEFANREDE^

^SMS^

^KUNDENNUMMER^

^LIEFERANTENNUMMER^

^PERSONALNUMMER^

#BEDIENERNR#

#BEDIENERANREDE#

#BEDIENERVORNAME#

#BEDIENERNACHNAME#

#BEDIENERTELEFON#

 

 

Erstellen Sie mit MS-Word Ihr Anschreiben unter Verwendung obiger Platzhalter und speichern Sie das Dokument als RTF-Datei ab. Die Adressat-Platzhalter werden automatisch mit den Adressdaten gefüllt, die sie aktuell in V6 offen haben. Das kann ein Kunde sein, ein Lieferant oder auch ein Mitarbeiter. Die Absender-Platzhalter werden automatisch mit den Adressdaten der Filiale gefüllt, in die Sie eingeloggt sind.

 

ex_red_sm

Die Platzhalter müssen - so wie oben angegeben - in Großbuchstaben geschrieben werden. Bitte nicht zuerst klein schreiben und danach nur als Großbuchstaben formatieren.

 

Beispiel eines Anschreibens mit Platzhaltern:

 

Beispiel-Vorlage

 

Verwandte Themen

E-Mail Standardtexte