Auftrag

F1 Vorgänge  -  F2 Auftrag

 

Im Modul Auftrag erfassen Sie Kundenaufträge. Neben der Auftrag-Suche stehen folgende Funktionalitäten zur Verfügung:

 

hmtoggle_plus1Auftrag erfassen/bearbeiten

 

12

 

Beim Aufruf der Auftrags-Verwaltung öffnet V6 als Standard den Erfassungsmodus, d.h. es kann sofort ein neuer Auftrag erfasst werden. Die Bedienung orientiert sich dabei an der Kasse.

 

Zum Erfassen eines neuen Auftrags geben Sie zunächst Personalnummer bzw. Name des Sachbearbeiters (Verkäufer) ein, wie Sie es von der Kasse gewohnt sind.

 

Danach wählen Sie den Kunden aus. Mit Weiter-button-Doppelpfeil oder Kundensuche (F5) kommen Sie in die Kundensuche.

 

Rufen Sie jetzt die Artikel auf. Alle Kürzel, die an der Kasse gültig sind, werden auch im Auftrag unterstützt; siehe Artikelaufruf bzw. Textsuche.

 

Es gibt auch die Möglichkeit, Artikel per Barcodescanner in den Auftrag aufzunehmen. Nach Weitere Auswahl (F11) steht dazu die Funktionstaste Artikel einscannen (F9) zur Verfügung. Der Ablauf ist ähnlich dem Erfassen von gescannten Artikeln in der Inventur (siehe dort HandyScan auslesen).

 

Kommisionsbestellung

 

Um Waren im Auftrag des Kunden zu bestellen, bietet V6 zwei Möglichkeiten an, dies direkt aus der Auftragserfassung heraus zu tun:

 

wenn für den im Auftrag selektierten Artikel kein ausreichender Bestand vorhanden ist, wird automatisch ein Bestellvorschlag generiert
mit Weitere Auswahl (F11) und Auftragsbestellung (F5) steht eine Funktionstaste für Bestellungen zur Verfügung

 

Der Bestellvorgang ist bei beiden Optionen derselbe:

 

12EEE-Bestellung

 

Hier wird für den Artikel eine Bestellung erfasst. Im Feld "Auftragsmenge" wird die für den Auftrag gewünschte Menge angezeigt.  Im Feld "Bestellmenge" wird die zu bestellende Menge eingetragen. Im unteren Teil der Bildschirmmaske kann die bestellende Filiale angegeben werden. Schließen Sie die Bestellerfassung mit OK (F1) ab. Der Bestellvorschlag befindet sich dann im Vorschlagspool des V6 Moduls Bestellung. Um die Ware tatsächlich zu bestellen, wählen Sie den Vorschlag aus dem Pool und generieren die Bestellung.

 

12EEE

 

Der Artikelzeile des Auftrags können Sie entnehmen, ob die Bestellung schon erfolgt ist: In der Spalte "Bestellt" steht die Bestellmenge, in der Spalte "B-Datum" das Bestelldatum (bzw. leer falls die Bestellung noch nicht erfolgte).

 

Sind alle Positionen erfasst, kann nach Buchen (F1) der Auftrag gespeichert werden. Es kann auch unmittelbar ein Lieferschein oder eine Rechnung erstellt werden (siehe übernächsten Abschnitt).

 

 

hmtoggle_plus1Anzahlungen erfassen

 

Siehe das eigene Kapitel Anzahlungen.

 

 

hmtoggle_plus1Auftrag fakturieren bzw. Lieferschein erstellen

 

Nach Buchen (F1) haben Sie drei Möglichkeiten:

 

Funktion

Auswirkung

 

Speichern (F1)

Der Auftrag wird gespeichert und gedruckt. Auftrag erhält den Status "Gespeichert" (= offen).

 

Lieferschein (F3)

Der Auftrag wird gespeichert und gedruckt. V6 wechselt zum Modul Lieferschein. Ein Lieferschein kann erstellt werden. Es kann nur ein Lieferschein pro Position erstellt werden. Der Auftrag bleibt im Status "Gespeichert".

 

Rechnung erstellen (F4)

Der Auftrag wird gespeichert und gedruckt. V6 wechselt zu Kasse/Faktura. Der Auftrag kann fakturiert werden. Nach Fakturierung erhält der Auftrag den Status "Erledigt".

 

 

Beim erneuten Aufruf eines gespeicherten Auftrags stehen nach Buchen (F1) die Funktionen F3 und F4 solange zur Verfügung, bis ein Lieferschein oder eine Rechnung erstellt wurde.

 

 

ex_red_sm

Nach Fakturierung gilt ein Auftrag als erledigt. Ein Lieferschein kann nicht mehr mittels F3 generiert werden. Es gibt aber noch eine Möglichkeit, einen Lieferschein zu erstellen: Nach Aufruf einer Rechnung (Vorgänge - Rechnung suchen F5) und Auswahl von Drucken F10 kann mit F9 ein Lieferschein gedruckt werden.  

Soll ein fakturierter Auftrag nachträglich geändert werden, bleibt nur der Weg, zuerst die Rechnung zu stornieren. Dadurch ist der Auftrag wieder offen, kann bearbeitet und erneut fakturiert werden.

 

 

hmtoggle_plus1Auftrag stornieren

 

Storniert werden können nur offene Aufträge, d.h. der Auftrag darf nicht schon fakturiert sein. Nach Auftrag stornieren (F6) in der Auftrags-Verwaltung listet V6 alle offenen Aufträge auf:

 

126

 

Nach Auswahl des Auftrags erscheint in den Positionszeilen bei "Storniert" die jeweilige Menge rot und über den Positionen erscheint die Meldung "Storniert am " und das Tagesdatum:

 

126E

 

Tatsächlich storniert ist der Auftrag aber erst nach Wahl von Storno buchen (F1). Der Auftrag erhält den Status "Erledigt".

 

ex_red_sm

Wenn für den stornierten Auftrag Kommisions-Bestellungen erfolgten, gilt zu unterscheiden:

Bestellung ist noch als Bestellvorschlag im Pool: V6 löscht Vorschlag automatisch nach Auftragsstorno.
Bestellung ist bereits generiert: V6 weist auf die Bestellung hin. Wird der Auftrag trotzdem storniert, bleibt die Bestellung erhalten, allerdings wird die Auftragsinformation aus den Bestelldaten gelöscht. Die stornierten Positionen könnten dann im V6 Modul Bestellung manuell gelöscht werden (muß allerdings mit Lieferant abgestimmt sein).

 

 

i_blue_sm

Als Vorgangsweise für Aufträge mit Bestellungen empfiehlt sich, vor der Stornierung die Bestellungen zu bearbeiten, um sicher zu sein, dass das Auftragsstorno nicht zu unnötigen Bestellungen führt.

 

Zum Stornieren eines Auftrags mit Anzahlung siehe Kapitel Anzahlung.

 

i_blue_sm

Fakturierte Aufträge können storniert werden, wenn zuvor die dazugehörige Rechnung storniert wurde. Das Stornieren der Rechnung bewirkt, dass der Auftrag wieder offen ist. Es können somit auch Änderungen am Auftrag vorgenommen und dieser erneut fakturiert werden.

 

 

hmtoggle_plus1Auftrag kopieren

 

Ablauf identisch mit Angebot kopieren.

 

 

hmtoggle_plus1Abweichende Warenfiliale

 

Mit Zusatzdaten (F9) kann die Warenfiliale für den Auftrag geändert werden.

 

i_blue_sm

Die Warenfiliale lässt sich mittels Einstellungen (F8) bei Filiale auch fix festlegen. Dazu müssen im System Setup im Register "Aufträge" die entsprechenden Kontrollkästchen aktiviert sein.

 

 

hmtoggle_plus1Abarbeitungshistorie

 

Mit Zusatzdaten (F9) gelangt man zum Register "Abarbeitungshistorie". Hier wird erfasst, welche Aktion durchgeführt wurde:

 

12EE9-abarbeit

 

Mit Historie erfassen (F4) wird ein neuer Eintrag erzeugt, bei dem automatisch das Bearbeitungsdatum und der Sachbearbeiter erfasst werden. Die Eingabe der Aktion erfolgt mittels freiem Textfeld.

Mit Historie ändern (F2) können die Texteinträge bearbeitet werden. Ein Löschen der Historie ist nicht vorgesehen.

 

 

hmtoggle_plus1Auftrag aus Angebot erstellen

 

Um aus einem Angebot einen Auftrag zu erstellen, erfassen Sie wie gewohnt einen Auftrag. Nachdem Sie den Sachbearbeiter gewählt haben, kommen Sie mit dem Kürzel "<" und der Eingabe-Taste zu den Angeboten:

 

12Ekleiner

 

Ist die Angebotsnummer bekannt, kann diese direkt eingegeben werden.

 

Für die Suche nach Angeboten stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

 

Mit Weiter-button-Doppelpfeil kommen Sie in die Angebotssuche und können diese nutzen.

 

Oder Sie nutzen die V6 Suchkürzel. Z.B. kann mit dem Kürzel ";" (Semicolon) die Angebotssuche über den Kunden eingeschränkt werden.  Beispielsweise können Sie mit ";stein" nach den Angeboten des Kunden "Stein" suchen. Wird kein Suchkriterium eingegeben so werden die letzten Angebote gelistet; egal von welchem Kunden. Es ist daher ratsam, zuerst den Kunden zu wählen und dann mit "<" die Angebotssuche zu starten. Es werden dann nur die Angebote dieses Kunden berücksichtigt. Es ist auch möglich, direkt nach dem Kürzel "<" das Suchkriterium (entweder Angebotsnummer oder SemicolonKunden) einzugeben. Mit "<205001000001" suchen Sie beispielsweise direkt nach dem Angebot mit der Nummer "205001000001".  Oder mit "<;stein" nach den Angeboten des Kunden "Stein".

 

Wurde das Angebot angewählt, so wird der Auftrag mit den Angebotsdaten gefüllt. Bei Bedarf können diese Angaben überschrieben werden. Wird der Auftrag auf diese Weise erstellt, so ist die Auftragsnummer identisch mit der Angebotsnummer.

 

Mit Speichern (F1) wird der Vorgang abgeschlossen.

 

 

hmtoggle_plus1Zahlungsbedingungen für Auftrag festlegen

 

Die Zahlungsbedingungen (ZB) des Kunden sind der Standard für den Auftrag. Über die Zusatzdaten (F9) können die ZB für den einzelnen Auftrag allerdings verändert werden (die ZB des Kunden bleiben davon unberührt). Auf den Belegen werden dann die ZB des Auftrags ausgewiesen. Wird der Auftrag gespeichert bzw. ein Lieferschein zum Auftrag erstellt, bleiben die ZB im Auftrag solange änderbar bis die Rechnung verbucht wird.

 

 

hmtoggle_plus1Weitere Auswahl

 

Nach Weitere Auswahl (F11) ändert sich die Belegung der Funktionstasten F1 - F10:

 

Mit Anschrift aktualisieren (F2) kann eine nachträgliche (d.h. nach Erstellen des Auftrags) Adressänderung beim Kunden in den Auftrag übernommen werden.

Mit Auftragsbestellung (F5) kann eine Bestellung für den Auftrag erzeugt werden (s.o. Kommisionsbestellung)

Mit Auftraginfo (F8) wir die Vorgang-Info aufgerufen.

Mit Artikel einscannen (F9) lassen sich Artikel mittels mobiler Scanner erfassen; siehe dazu Artikelerfassen mit Scanner

Mit Listen lesen (F10) lassen sich Artikel mittels Import-Listen erfassen.

Mit Korrespondenz (F11) kann eine Korrespondenz für den Auftrag erfasst werden. Die Bedienung orientiert sich dabei an das Anlegen von Korrespondenzen beim Kunden.

 

 

 

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Auftrag-Aufruf in Kasse