Als automatischen Buchungen gelten alle Buchungen, die automatisch von der Warenwirtschaft in der Finanzbuchhaltung erzeugt werden.
Folgende Vorgänge werden automatisch verbucht:
• wenn der Kassenbericht gebucht wird, werden alle Quittungen in Summe verbucht, ebenso Kassenentnahmen, Kasseneinlagen, ausgebuchte Kassendifferenzen
• Kundenrechnungen und OP-Zahlungen werden sofort verbucht
• alles was eine Anzahlung betrifft wird sofort verbucht
• Kunden-Überweisungen
• Reko
• Umbuchungen
Nicht verbucht werden u. a. folgende Vorgänge:
• Preisgutschriften
• Betriebsbedarf
• Bestandskorrekturen
• Inventur
Im folgenden werden ausgewählte automatisch Buchungen beschrieben zum besseren Verständnis des Zusammenspiels von Warenwirtschaft und Fibu.
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Erstellung der Buchung zur Belastungsanzeige
Wünscht der Anwender die Erstellung einer Lieferantenbelastung, so wird ein Ausdruck über die zu belastenden Positionen erstellt. Dieser Ausdruck erhält eine Belegnummer, unter der die Belastungsanzeige verbucht wird.
V6 erstellt hier zwei Fibu-Buchungen. Zum einen wird die Eingangsrechnung in voller Höhe verbucht (siehe oben). Zeitgleich wird eine Buchung für die Belastung erstellt:
Diesen Betrag fordert der Händler beim Lieferant ein, da die Rechnung zu hoch war.
Weiterbearbeitung dieser Buchung
Fall 1: Die bestellte Ware wurde nicht komplett geliefert, aber komplett berechnet. Aufgrund der Belastungsanzeige erhält der Händler nun die fehlenden Artikel. Die komplette Rechnung wurde inzwischen bezahlt.
Für die nachträglich gelieferten Artikel muss ein Wareneingang gebucht werden, damit der Bestand stimmt. Danach hat der Händler 2 Möglichkeiten:
1.Für den Wareneingang eine Reko erstellen. Die Reko erstellt eine Buchung, welche mit der Buchung der Belastungsanzeige ausgeziffert werden kann. Wenn für die nachgelieferte Ware keine weitere Rechnung geschickt wurde, so ist die Reko mit einer fiktiven Rechnungsnummer (z. B. WE-, Lieferschein oder Belastungsanzeigen-Nummer) zu erstellen.
2.Der Wareneingang wird manuell auf reko-kontrolliert gesetzt. Die Buchung der Belastungsanzeige wird storniert. Auf dem Rechnungsbeleg wird per Hand vermerkt, wie der Vorgang abgelaufen ist und welche Belege dazugehören.
Fall 2: Die bestellte Ware wurde nicht komplett geliefert, aber komplett berechnet. Aufgrund der Belastungsanzeige erhält der Händler nun die fehlenden Artikel. Die Rechnung wurde bereits unter Abzug der Belastungsanzeige bezahlt (also nur der reduzierte Betrag).
Für den Wareneingang eine Reko erstellen. Die Reko erstellt eine Buchung, die eine neue Verbindlichkeit darstellt. Diese kann dann vom Händler bezahlt werden.
Fall 3: Der vereinbarte Rabatt wurde nicht gewährt, deshalb war der Rechnungspreis zu hoch. Aufgrund der Belastungsanzeige erhält der Händler nun eine Gutschrift.
Die Buchung der Belastungsanzeige entspricht bereits der Buchung, welche für die Gutschrift erstellt würde. Deshalb kann nur entweder die Gutschrift oder die Belastungsanzeige gebucht werden. Da die Belastungsanzeige zu diesem Zeitpunkt bereits gebucht ist, die Gutschrift aber einen Beleg darstellt, der verbucht werden muss, sind folgende 2 Vorgehensweisen möglich:
1. Buchung der Belastungsanzeige in der Fibu stornieren und die Gutschrift einbuchen (mit Verweis auf Eingangsrechnung und Belastungsanzeigen)
2. Gutschrift einbuchen und gleich wieder stornieren mit Hinweis auf die Belastungsanzeige (und Verweis auf die Eingangsrechnung)
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