Automatische Buchungen

 

Als automatischen Buchungen  gelten alle Buchungen, die automatisch von der Warenwirtschaft in der Finanzbuchhaltung erzeugt werden.

 

Folgende Vorgänge werden automatisch verbucht:

 

   wenn der Kassenbericht gebucht wird, werden alle Quittungen in Summe verbucht, ebenso Kassenentnahmen, Kasseneinlagen, ausgebuchte Kassendifferenzen
   Kundenrechnungen und OP-Zahlungen werden sofort verbucht
   alles was eine Anzahlung betrifft wird sofort verbucht
   Kunden-Überweisungen
   Reko
   Umbuchungen

 

Nicht verbucht werden u. a. folgende Vorgänge:

 

   Preisgutschriften
   Betriebsbedarf
   Bestandskorrekturen
   Inventur

 

Im folgenden werden ausgewählte automatisch Buchungen beschrieben zum besseren Verständnis des Zusammenspiels von Warenwirtschaft und Fibu.

 

hmtoggle_plus1Verbuchung von Anzahlungen

 

 

1) Anzahlung wird im Auftrag hinterlegt und Auftrag wird gebucht

 

Klicken zum Vergrößern !

 

2) Anzahlung wird nachträglich geändert

 

a) Anzahlung wird im Auftrag herabgesetzt und Auftrag wird gebucht

 

Klicken zum Vergrößern !

 

b) Anzahlung wird im Auftrag heraufgesetzt und Auftrag wird gebucht

 

Klicken zum Vergrößern !

 

 

 

1a) Anzahlung wird an Kasse per Banküberweisung bezahlt

 

Klicken zum Vergrößern !

 

1b) Storno von 1a)

 

Klicken zum Vergrößern !

 

2) Anzahlung wird per Banküberweisung bezahlt

 

Klicken zum Vergrößern !

 

 

 

 

1) Auftrag wird abgerechnet, Anzahlung wird komplett verrechnet und der Rest an der Kasse bezahlt

 

Klicken zum Vergrößern !

 

2a) Auftrag wird abgerechnet, Anzahlung wird komplett verrechnet, über Rest wird eine Rechnung erstellt

 

Klicken zum Vergrößern !

 

2b) Rechnung aus 2a) wird mit Skonto bezahlt

 

Klicken zum Vergrößern !

 

3) Auftrag wird abgerechnet. Da die Anzahlung 100 % des Auftragswertes ist, wird eine Null-Rechnung erstellt

 

Klicken zum Vergrößern !

 

 

 

1) Auftrag wird storniert, nachdem Anzahlung geleistet wurde

 

Klicken zum Vergrößern !

 

2) Guthaben-OP aus 1) wird Kunden an der Kasse ausbezahlt

 

Klicken zum Vergrößern !

 

 

 

hmtoggle_plus1Verbuchung von Belastungsanzeigen (Reko)

 

Erstellung der Buchung zur Belastungsanzeige

 

Wünscht der Anwender die Erstellung einer Lieferantenbelastung, so wird ein Ausdruck über die zu belastenden Positionen erstellt. Dieser Ausdruck erhält eine Belegnummer, unter der die Belastungsanzeige verbucht wird.

 

V6 erstellt hier zwei Fibu-Buchungen. Zum einen wird die Eingangsrechnung in voller Höhe verbucht (siehe oben). Zeitgleich wird eine Buchung für die Belastung erstellt:

 

Klicken zum Vergrößern !

 

 

Diesen Betrag fordert der Händler beim Lieferant ein, da die Rechnung zu hoch war.

 

i_blue_sm

Auch bei der Gutschriftskontrolle können Belastungen erstellt werden. Auch hier wird eine Belastungsanzeige mit Belegnummer gedruckt und verbucht.

 

V6 erstellt wiederum zwei Fibu-Buchungen. Zum einen wird die Gutschrift in voller Höher verbucht (siehe oben). Zeitgleich wird eine Buchung für die Belastung erstellt. Diese ist identisch zu der Buchung für die Belastung aufgrund einer fehlerhaften Eingangsrechnung.

 

Diesen Betrag fordert der Händler zusätzlich zur erhaltenen Gutschrift ein, da diese zu niedrig war.

 

 

 

Weiterbearbeitung dieser Buchung

 

Fall 1: Die bestellte Ware wurde nicht komplett geliefert, aber komplett berechnet. Aufgrund der Belastungsanzeige erhält der Händler nun die fehlenden Artikel. Die komplette Rechnung wurde inzwischen bezahlt.

 

Für die nachträglich gelieferten Artikel muss ein Wareneingang gebucht werden, damit der Bestand stimmt. Danach hat der Händler 2 Möglichkeiten:

 

1.Für den Wareneingang eine Reko erstellen. Die Reko erstellt eine Buchung, welche mit der Buchung der Belastungsanzeige ausgeziffert werden kann. Wenn für die nachgelieferte Ware keine weitere Rechnung geschickt wurde, so ist die Reko mit einer fiktiven Rechnungsnummer (z. B. WE-, Lieferschein oder Belastungsanzeigen-Nummer) zu erstellen.

 

2.Der Wareneingang wird manuell auf reko-kontrolliert gesetzt. Die Buchung der Belastungsanzeige wird storniert. Auf dem Rechnungsbeleg wird per Hand vermerkt, wie der Vorgang abgelaufen ist und welche Belege dazugehören.

 

Fall 2: Die bestellte Ware wurde nicht komplett geliefert, aber komplett berechnet. Aufgrund der Belastungsanzeige erhält der Händler nun die fehlenden Artikel. Die Rechnung wurde bereits unter Abzug der Belastungsanzeige bezahlt (also nur der reduzierte Betrag).

 

Für den Wareneingang eine Reko erstellen. Die Reko erstellt eine Buchung, die eine neue Verbindlichkeit darstellt. Diese kann dann vom Händler bezahlt werden.

 

Fall 3: Der vereinbarte Rabatt wurde nicht gewährt, deshalb war der Rechnungspreis zu hoch. Aufgrund der Belastungsanzeige erhält der Händler nun eine Gutschrift.

 

Die Buchung der Belastungsanzeige entspricht bereits der Buchung, welche für die Gutschrift erstellt würde. Deshalb kann nur entweder die Gutschrift oder die Belastungsanzeige gebucht werden. Da die Belastungsanzeige zu diesem Zeitpunkt bereits gebucht ist, die Gutschrift aber einen Beleg darstellt, der verbucht werden muss, sind folgende 2 Vorgehensweisen möglich:

 

1.    Buchung der Belastungsanzeige in der Fibu stornieren und die Gutschrift einbuchen (mit Verweis auf Eingangsrechnung und Belastungsanzeigen)

 

2.    Gutschrift einbuchen und gleich wieder stornieren mit Hinweis auf die Belastungsanzeige (und Verweis auf die Eingangsrechnung)