Bestellung

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Mit der Funktion Bestellung können Bestellvorschläge erstellt und daraus Bestellungen generiert werden.

Zudem kann nach vorhandenen Bestellungen gesucht werden (Bestellungs-Suche).

V6 bietet drei Möglichkeiten, um einen Bestellvorschlag zu erstellen:

 

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Erst durch das Aufrufen und Speichern eines Bestellvorschlags im Vorschlagspool wird die Bestellung generiert.

 

über Vorschlagsliste (ausgelöst vom Bestellzeitpunkt)
über Artikelauswahl (manuelle Bestellung)
über Kommissionsbestellung (auftragsgesteuert)

 

 

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Ein Artikel kann mehrere Lieferanten haben, wovon immer einer der Hauptlieferant ist. Dieser wird beim Erstellen von Bestellvorschlägen als Standardlieferant markiert, auch wenn er nicht der günstigste Lieferant ist. Soll immer der günstigste Lieferant beim Erstellen von Bestellvorschlägen markiert sein, lässt sich das im System Setup Register 'Einkauf' einstellen (nur von Mitarbeitern der Hotline von Stein Software aktivierbar).

 

 

Nach dem Erstellen von Bestellvorschlägen stehen diese im Vorschlagspool zur Verfügung. Hieraus werden die Bestellungen dann generiert.

 

 

hmtoggle_plus1Vorschlagsliste erstellen

 

Um Bestellungen anhand hinterlegter Bestellzeitpunkte ermitteln zu lassen, wählen Sie Vorschlagsliste (F5).

Danach wählen Sie Parameter aus, welche Artikel bestellt werden sollen. Die Felder "Filiale" und "Lieferant" sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Mit den weiteren Feldern kann die Artikel-Auswahl eingeschränkt werden.

 

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Vorschlagsliste - Auswahlparameter

 

 

 

 

 

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Es gibt auch die Möglichkeit, die Vorschlagsliste ohne Auswahl von Lieferant  und/oder ohne Auswahl der Filiale zu erstellen. Das ist aber nur ratsam für Kunden, die eine "überschaubare" Anzahl von Artikeln haben.

 

Es wird dann pro Lieferant ein Bestellvorschlag erstellt. Beim Umwandeln des Vorschlags zur Bestellung wird dann pro Filiale eine Bestellung erzeugt.

 

Zum Aktivieren dieser Einstellung wenden Sie sich bitte an den Support von Stein Software.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mithilfe von Weiter-button-Doppelpfeil bekommen Sie die jeweilige Auswahlliste und können dort nach den gewünschten Angaben suchen. (Beim Lieferant steht Ihnen mit Erweiterte Suche (F5) eine hilfreiche Suchfunktion zur Verfügung). Nach Auswahl eines Lieferanten kann mit dem Kontrollkästchen "auch wenn nicht Hauptlieferant" festgelegt werden, ob Artikel in die Vorschlagsliste aufgenommen werden sollen, bei denen der ausgewählte Lieferant nicht der Hauptlieferant ist.

 

Es kann zwischen Bestellungen für Materialartikel und Artikelpaketen unterschieden werden.

 

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Offene Bestellungen werden beim Ermitteln der Bestellvorschläge berücksichtigt, d.h. dass Artikel nicht mehr in der Vorschlagsliste erscheinen, wenn die Liefererwartung größer/gleich dem Bestellzeitpunkt ist. Sollen offene Bestellungen beim Ermittteln von Bestellvorschlägen ignoriert werden, können diese über Auswahl eines Datums im Feld 'Ignoriere Bestellungen mit einem Wunschlieferdatum nach' ausgeschlossen werden.

Beispiel:

Artikel X hat eine Bestellzeitpunkt von 10 Stück und einen aktuellen Bestand von 5 Stück.

Für Artikel X liegt eine offene Bestellung über 3 Stück vor mit Wunschlieferdatum 01.03.2014

Am 25.02.2014  soll eine Vorschlagsliste erzeugt werden.

Ohne Datumseingabe bei 'Ignoriere...' wird Artikel X mit Menge 2 Stück: 10 (Bestellzeitpunkt) - 5 (akt. Bestand) + 3 (Liefererwartung) zum Bestellen vorgeschlagen.

Mit Datumseingabe von z.B.  '26.02.2014' wird die offene Bestellung ignoriert und Artikel X wird mit 5 Stück zum Bestellen vorgeschlagen.

Mit Datumseingabe von z.B.  '02.03.2014' wird die offene Bestellung beachtet und Artikel X wird mit 2 Stück zum Bestellen vorgeschlagen.

 

 

Nach OK (F1) zeigt V6 eine Fortschrittsanzeige:

 

Alle Artikel der getroffenen Selektion, deren Bestand unter dem Bestellzeitpunkt liegt (siehe Artikel-Stamm, Register Bestände), werden in den Bestellvorschlag übernommen.

Zudem wird der Gesamtwert der Bestellung angezeigt:

 

13151

 

 

 

 

 

Feldbedeutungen (Mengen beziehen sich auf aktuelle Filiale)

Ist

Ist-Bestand

BZP

Bestellzeitpunkt

LEW

Liefererwerwartung, d.h. schon bestellte, aber noch nicht eingebuchte Menge

RB

Reservierter Bestand

VPE

Verpackungseinheit (= Bestellgebinde)

VKJ

Verkaufte Menge im aktuellen Jahr

VKVJ

Verkaufte Menge im Vorjahr

 

 

 

Mit dem Shortcut Strg+i (bzw. rechte Maustaste) lassen sich Bestell-Details zum Artikel aufrufen:

 

13151-strg-I

 

 

Um eine Position zu ändern, markieren Sie die entsprechende Zeile und wählen Position ändern (F2). Sie können die Position auch auswählen per Doppelklick in die Zeile.

 

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Hier können Menge und Einkaufs- und Verkaufspreis verändert, ein Wunsch-Lieferdatum eingegeben und der Bestellung ein Kunde zugewiesen werden.

Sichern Sie vorgenommene Änderungen mit OK (F1).

 

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Bestellungen für Kunden erfolgen sinnvollerweise über einen Auftrag. Siehe dazu Kommissionsbestellung.

 

Mit VK-Preis Kalkulation (F8) haben Sie die Möglichkeit, den VK neu zu berechnen:

 

1315128

 

Die Neu-Kalkulation des VK kann notwendig werden, wenn Sie zuvor den EK für die Bestellung geändert haben (z.B. weil der Lieferant zur Zeit einen Aktionspreis anbietet). Soll die ursprüngliche Spanne beibehalten werden, können Sie mithilfe der Tabelle den dafür nötigen VK errechnen.

Die Kalkulations-Tabelle selbst können Sie mithilfe der Felder "Startspanne" und "Step by %" Ihren Anforderungen anpassen.

 

 

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Die Preisänderungen innerhalb der Bestellung wirken sich nicht auf die Preise in den Artikel-Stammdaten aus, sondern gelten nur für die aktuelle Bestellung. Eine Auswirkung auf den Artikel-Stamm erfolgt erst beim Buchen des aus der Bestellung resultierenden Wareneingangs.

 

Mit Einkaufs-Konditionen (F9) können Sie sich vorhandene Rabatte/Boni anzeigen lassen und weitere Rabatte/Boni eintragen bzw. vorhandene wegnehmen:

 

1315129

 

 

Wenn Sie mit Rabatt hinzufügen (F4) einen weiteren Rabatt erfassen, gilt dieser nur für die Bestellposition:

 

13151294

 

13151294E

 

Wie im Beispiel ersichtlich, wird der neue Rabatt auf der Rabatt-Ebene "Bestellposition" angelegt, d.h. dieser Rabatt gilt nur für den aktuellen Bestellvorgang.

Genauso verhält es sich auch mit zusätzlichen Boni.

 

Mit EK-Kondi aus Artikel (F10) kann überprüft werden, ob sich die Preise im Artikel-Stamm bzw. Verkaufskonditionen seit der Erstellung der Bestellung verändert haben:

 

131512-10

 

Mit Preise übernehmen (F1) können die Preise aus den Artikel-Konditionen in die Bestellung übernommen werden.

 

Mit Speichern (F1) sichern Sie den Bestellvorschlag. Er ist dann im Vorschlagspool (F6) gespeichert.

 

 

hmtoggle_plus1Artikelauswahl (manuelle Bestellung)

 

131

 

Geben Sie die Artikel-Nummer oder -Bezeichnung des zu bestellenden Artikel ein (wie Sie am schnellsten Artikel finden, wird in Artikelaufruf beschrieben).

 

Nach Auswahl eines Artikels erfolgt die Abfrage nach der Bestellfiliale:

 

131E

 

Nach Auswahl der Bestellfiliale erscheinen die Artikeldaten:

 

131EE

 

Markieren Sie zu bestellende Artikel entweder durch Klick ins Kontrollkästchen (Spalte M) oder Auswahl der Zeilennummer und Markieren Ein/Aus (F9). Wenn Sie alle gelisteten Artikel auswählen möchten, wählen Sie Alle Markier. (F11).

 

Mit einem Klick in das Feld Menge können Sie die gewünschte Bestell-Menge eingeben. Wird in diesem Feld nichts eingegeben, wird automatisch die vorgegebene Gebindemenge übernommen. Sie können Änderungen der Artikel-Bestelldaten auch im Bestellvorschlag (s.u.) vornehmen.

 

Zum Übernehmen der markierten Artikel in den Bestellvorschlag wählen Sie Markierte Übernehmen (F1).

Sollten im Artikel-Stamm mehrere Lieferanten für einen Artikel hinterlegt sein, erfolgt eine Abfrage nach dem Lieferanten.

 

Die markierten Artikel werden dann in den Bestellvorschlag übernommen:

 

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Mit Position ändern (F2) haben Sie die Möglichkeit, Bestell-Menge, Einkaufs- und Verkaufspreis zu verändern, ein Wunsch-Lieferdatum einzugeben und der Bestellung einen Kunden zuzuweisen.

 

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Speichern Sie vorgenommene Änderungen mit OK (F1).

 

Die Funktionen Artikelinfo (F7), VK-Preis Kalkulation (F8) und Einkaufs-Konditionen (F9) funktionieren parallel wie im Bestellvorgang Vorschlagsliste beschrieben.

 

Mit Speichern (F1) sichern Sie den Bestellvorschlag. Er steht dann im Vorschlagspool (F6) zur Verfügung.

 

 

hmtoggle_plus1Vorschlagspool

 

Hier können Sie Bestellvorschläge bearbeiten und/oder drucken (abschicken).

 

Nach Wahl von Vorschlagspool (F6) erscheint eine Liste aller im Pool vorhandenen Bestellvorschläge sortiert nach Lieferant.

 

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Falls die aktuelle Filiale eine Verwaltungsfiliale ist: ein Lieferant kann auch mehrfach in der Liste erscheinen (s.u. Lieferant Stein), da Bestellvorschläge filialbezogen sind.

 

 

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Nach Auswahl eines Bestellvorschlags werden die einzelnen Positionen gelistet:

 

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Wie beim Erstellen eines Bestellvorschlags haben Sie auch hier nochmal die Möglichkeit, einzelne Positionen zu ändern oder zu löschen. Welche Änderungen auf Positionsebene möglich sind, entnehmen Sie bitte der Beschreibung im Punkt Vorschlagsliste.

Aus der Spalte 'Bestell-Typ' lässt sich entnehmen, woher der Bestellvorschlag für den Artikel stammt. Es gibt drei Möglichkeiten:

manuell - Position wurde manuell im Modul Bestellung ausgewählt
KundenBestellung - Position kommt aus einer Auftragsbestellung
Vorschlag - Position kommt aus einer Vorschlagsliste

 

Nach Position(en) löschen (F3) erfolgt die Abfrage, ob die Position nur aus der zu erzeugenden Bestellung gelöscht werden soll oder auch aus dem Vorschlags-Pool:

 

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F3 löscht die Position nur aus der aktuellen Bestellung. Im Vorschlags-Pool bleibt sie erhalten und es kann erneut eine Bestellung dafür erzeugt werden.

F6 löscht die Position auch aus dem Vorschlagspool. Um den Artikel erneut zu bestellen, muss erst wieder ein Bestellvorschlag erzeugt werden.

 

Mit Pos.-Liste drucken (F8) können Sie eine Kontroll-Liste des Bestellvorschlags erstellen (Beispiel enthält nur Ausschnitt der Liste):

 

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Mit Bestellung erzeugen (F1) wandeln Sie den Bestellvorschlag endgültig in eine Bestellung um, mit Best-Posis. speichern (F2) wird der Bestellvorschlag nur gespeichert ohne eine Bestellung zu erzeugen:

 

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Am Schluss des Bestellvorgangs haben Sie die Möglichkeit, ein Wunsch-Lieferdatum und ein Datum für Valuta  auszuwählen. Der Text in der Zeile Valuta-Zusatzinformation erscheint später auch in der Rechnungskontrolle. Hier können z.B. abweichende Zahlungsbedingungen als Info an die Reko übertragen werden.

 

Die Bemerkung erscheint beim Aufruf von Bestellungen im Wareneingang.

 

Die Auswahl eines "Saisonkennzeichen" betrifft vorwiegend die Bekleidungsbranche. Hier kann hinterlegt werden, für welche Saison die Artikel bestellt werden.

 

Die "Auftragsbestätigungsnummer (AB-Nr) des Lieferanten" kann erst nach Erstellen der Bestellung erfasst werden (s.u. Versendete Bestellungen ändern). I.d.R. liegt diese Nummer beim Erfassen der Bestellung ja auch nicht vor.

 

Je nachdem wie V6 eingerichtet wurde, haben Sie bei "Bestellung versenden via:" die Möglichkeit, Bestellungen per

Post (Standard)
Online-Bestellung (z.B. über BTE)
Mail

zu versenden.  

 

Bei Auswahl von "Ausdruck/Post" wird die Bestellung zugleich gedruckt.

 

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Bestell-Rabatt auf gesamte Bestellung

 

Falls Ihr V6 die Möglichkeit zu Bestell-Rabatten aktiviert hat,  kann mit Bestell-Rabatt (F5) bzw. Bestell-Bonus (F6) ein Rabatt/Bonus auf die gesamte Bestellung erzeugt werden.

Der Rabatt/Bonus wird auf die Einzelpositionen angewendet:

 

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Nach Eingabe eines Prozentwerts (und gegebenenfalls einer eigenen Bezeichnung) und OK (F1) erzeugt V6 einen Rabatt pro Position auf der Ebene Bestellposition.

Dabei wird fix die ZeilenNr 999800 vergeben.

 

Mit der Funktion Einkaufskonditionen (F9) auf Bestellpositionsebene können Sie den Rabatt einsehen:

 

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Der Rabatt kann geändert werden durch erneutes Aufrufen von Bestell-Rabatt (F5) und Erfassen eines neuen Rabatts. Die ZeilenNr 999800 wird dann einfach überschrieben mit den neuen Angaben.

 

hmtoggle_plus1Versendete Bestellungen ändern

 

Nach Aufruf einer vorhandenen Bestellung mit Offene Bestellungen (F7) können sowohl die Positionen mit F2 als auch die Bestell-Kopfdaten mit F11 geändert werden.

Wird bei Bekanntgabe des Liefertermins durch den Lieferanten das Wunschlieferdatum aktualisiert, wird diese Änderung für alle Bestellpositionen übernommen.

Über die Bestell-Kopfdaten F11 kann die Auftragsbestätigungsnummer des Lieferanten eingetragen werden.

 

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Unter Umständen wurde mit dem Lieferant nachträglich ein Rabatt/Bonus für eine Bestellung ausgehandelt. Dieser Fall kann auch mit V6 dargestellt werden: Rufen Sie dazu die Bestellung nochmal auf und nutzen Sie die Bestell-Kopfdaten (F11). Es stehen erneut die Funktionen Bestell-Rabatt (F5) und Bestell-Bonus (F6) zur Verfügung. Das Erfassen nachträglich ausgehandelter Rabatte auf Bestellungs-Ebene ist auch deshalb notwendig, da es sonst bei der Reko zu Unstimmigkeiten zwischen Wareneingang und Bestellung kommen kann. Beim Wareneingang gibt es nämlich keine Möglichkeit zum Erfassen von Rabatten.