Überweisung
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F5 V6-Fibu - F7 Debitoren - F11 Überweisung
Mit der Funktion Überweisung werden Erstattungsläufe von Kunden-Guthaben mit den im Debitorenstamm hinterlegten Bankverbindungsdaten an die Hausbank zur Auszahlung gesendet (mittels einer SEPA-Datei (Single Euro Payments Area)).
Die Selektion der Debitoren erfolgt über diverse Kriterien, die als Erstattungslauf-Definitionen festgelegt werden können.
Nach Aufruf von Überweisung (F11) erscheinen eventuell noch offene Erstattungsläufe:
Mit Erledigte anzeigen (F7) kann umgeschaltet werden zur Listenansicht der abgeschlossenen Erstattungsläufe.
Nach Erfassen (F4) erscheint die Auswahlliste der Erstattungslauf-Definitionen:
Nach Auswahl einer Erstattungslauf-Definition werden die dort hinterlegten Angaben in den Erstattungslauf übernommen. Zur Anlage neuer Definition siehe unten.
Ergänzt werden müssen:
•Fälligkeitsdatum
•Buchungstext (falls nicht durch Definition vorgegeben)
Nach Speichern (F1) erhält der Erstattungslauf den Status "Erfasst" und kann mit Ändern (F2) erneut aufgerufen werden.
Wurde in der Erstattungslauf-Definition als Kundenauswahl die Option "Ein/mehrere Kunden" gewählt, müssen in einem nächsten Schritt die gewünschten Kunden ausgewählt werden.
Nach Auswahl des Registers "Kunden" kann mit der Funktionstaste Kunde hinzufügen (F4) ein Kunde ausgewählt werden.
Mit OPs suchen (F5) werden alle Offenen Posten des Kunden ermittelt, die bis zum eingetragenen Fälligkeitsdatum fällig werden und insgesamt zu einem Guthaben führen.
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Wird nach Auswahl der OPs eine Änderung vorgenommen (z.B. ein anderes Fälligkeitsdatum ausgewählt), muss F5 erneut betätigt werden. Die vorhandene Auswahl an OPs wird dann verworfen und eine neue erstellt entsprechend den gewählten Kriterien. Wurden in der ersten Auswahl manuell Änderungen vorgenommen (z.B. best. OPs ausgeschlossen) so gehen diese nach erneutem Aufruf von F5 verloren. |
Das zusätzliche Register "OP-Übersicht pro Kunde" wird aktiviert:
Die einzelnen Spalten bedeuten:
Nummer |
Debitoren-Nummer des Kunden
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#Rechnungen |
Anzahl fällige Rechnungen
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#Guthaben |
Anzahl Guthaben
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#Lock |
Anzahl OP, die bereits in einem anderen Erstattungslauf erfasst sind, der noch nicht erledigt ist.
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#Sperre |
Anzahl OP, die gesperrt sind (d.h. Mahnsperre ist aktiviert) |
Zur Bearbeitung der OP-Auswahl stehen weitere Funktionen zur Verfügung:
Kunde anzeigen (F2) |
Öffnet die Kundenverwaltung. Direkte Bearbeitung des Kunden möglich.
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Zeile(n) wegnehmen (F3) |
Die markierte Zeile wird aus dem Erstattungslauf entfernt.
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OP hinzufügen (F4) |
Öffnet zuerst die Kundensuche. Nach Auswahl eines Kunden und eines OP wird dieser dem Erstattungslauf hinzugefügt, unabhängig welche Zahlungsart und Fälligkeit der OP hat.
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OPs suchen (F5) |
Wie oben erwähnt wird damit die vorhandene OP Auswahl verworfen und eine neue erstellt. OPs die mittels F4 hinzugefügt worden waren, müssen erneut hinzugefügt werden.
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Drucken (F6)
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Öffnet die Auswahlmöglichkeiten für Listen: Vorschlagsliste (F5) - enthält die Details der aktuell ausgewählten OPs Erstattungsavis (F6) - erstellt Avis-Liste für ausgewählten Kunden (erst nach dem Buchen des Erstattungslaufs aktiviert)
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Fällige Rechnungen (F7) |
Liefert Details (z.B. Belegnummern) zu den einzelnen Rechnungs-OPs im Erstattungslauf.
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Guthaben (F8) |
Liefert Details zu den einzelnen Guthaben-OPs im Erstattungslauf.
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Buchen des Erstattungslauf
Mit Buchen (F10) werden die Debitoren-OPs gegen das in der Erstattungslauf-Definition angegebene Zwischenkonto gebucht. Zuvor erfolgt noch eine Bestätigungsabfrage.
Nach Verbuchen des Erstattungslauf wird die Funktionstaste DTAUS erstellen (F11) aktiviert und die DTAUS-Datei kann erstellt werden.
Sollte beim Erstellen der DTAUS-Datei die Fehlermeldung kommen:
Der Kunde <Name> hat keine Bankverbindung
kann mit Kunde anzeigen (F2) der Kunde direkt aus dem Erstattungslauf aufgerufen und geändert werden.
Erstattungslauf-Definitionen anlegen
Nach Erfassen (F4) und Auswahl einer Erstattungslauf-Definitions-Nummer erscheint die gleiche Eingabemaske wie beim Erfassen des Erstattungslaufs:
Obligatorische Felder:
"Bezeichnung" und "Zwischenkonto"
Diese beiden Angaben sind zwingend notwendig. Andernfalls lässt sich die Definition nicht speichern.
Im Bereich "Kundenauswahl" gibt es mehrere Auswahlmodi, um Kunden für den Erstattungslauf auszuwählen:
•über die Zugehörigkeit zu einer Kundengruppe
•über die Zahlungsart (z.B. Überweisung)
•manuell über Kunden-Listen
Es kann nur jeweils eine Auswahlmöglichkeit gewählt werden.
Tipp: Will man Erstattungsläufe für einzelne Kunden durchführen, geht man so vor:
Man erstellt eine Definition mit Auswahl "Ein/mehrere Kunden". Beim Erstellen des Erstattungslaufs wird dann der gewünschte Kunden mittels Kunde hinzufügen (F2) ausgewählt.
Avis-Druck
Mit "autom. Avisdruck ab:" kann festgelegt werden, ab wieviel Belegen pro Kunde eine Avisnummer vergeben und automatisch eine Avis-Liste gedruckt werden soll. Ab 15 Belegen erfolgt dieser Vorgang automatisch, da pro Kunde nur 14 Belegnummern in der DTAUS-Datei möglich sind (der Vorgabe-Wert 0 entspricht also hier 15).