Inventur

Das Ziel einer Inventur ist es, einen Abgleich zwischen Soll- und Ist-Bestand aller in einem Geschäft vorhandenen Waren durchzuführen. Zudem interessiert sich die Steuer für auftretende Differenzen. Um diesen Abgleich durchführen zu können, muss ein Referenzzeitpunkt ausgewählt werden, an dem der Sollbestand zwischengespeichert wird. Grundsätzliche Probleme bei der Inventur sind Warenein- und -ausgänge, die sich auf den Ist-Bestand auswirken. Um diese Probleme zu vermeiden, muss entweder exakt Buch geführt werden oder aber der Ein- und Verkauf muss komplett ausgesetzt werden, während die Inventur noch läuft.

Funktionsumfang innerhalb V6:

•Inventuren nach Hersteller oder Warenebenen starten

•Erfassungslisten drucken, Bestände erfassen, Differenzen drucken, Bestände bewerten und korrigieren

•Inventurpositionen nach Artikelnummer suchen und Bestände korrigieren

•Innerhalb der Inventur Artikel erfassen

•Artikelpakete und Seriennummern berücksichtigen

•Bestände anhand von Inventurdateien aktualisieren

•Fehler in Inventurdateien (falsch eingetippte Artikelnummern oder Bestände) korrigieren und nachträglich verbuchen

Ablauf der Inventur

1. Inventur erfassen (Für welche Waren soll eine Inventur durchgeführt werden)

2. Start der Inventur (Vor der Bestandserfassung durchführen !)

3. Bestände erfassen

4. Differenzliste drucken

5. Bewertungsliste drucken

6. Korrekturlauf starten (Abschluss der Inventur)

Allgemein

Nach Erfassen (F4) befinden Sie sich im Register Allgemein:

Bezeichnung	Geben Sie eine Bezeichnung für die zu erstellende Liste an. Wählen Sie z.B. den Namen des Herstellers, wenn Sie einen Filter auf Hersteller gewählt haben.
Inventurjahr	Geben Sie das Jahr an, in dem die Inventur gezählt wird. Hinweis:  Die Inventur-Nummer richtet sich nach dem Inventurjahr. Die Inventur-Nummer 05001000002 gehört beispielsweise zur zweiten Inventur der Filiale 1 im Inventurjahr 2005.
Filter auf	Hier können Sie wählen, welche Daten im Register "Filter" zur Auswahl stehen sollen. Sie können wählen zwischen: Warenbereich, Haupt-, Ober-, und Warengruppe, sowie Hersteller. Wenn Sie eine Komplett-Inventur machen wollen, ist die Auswahl unerheblich. Sie müssen dann nur im Register "Filter" den Schalter Alle Markier. (F4) wählen.
Auslaufartikel ohne Bestand	Sollen auch Auslaufartikel auf der Liste gedruckt werden, deren Bestand in V6 bereits Null ist, dann wählen Sie "Ja", andernfalls "Nein".
Inventur über Kommisionssartikel	Soll eine Inventur über Kommissionsartikel  durchgeführt werden, wählen Sie hier "Ja". Die Inventur beinhaltet dann nur Kommissionsartikel. Kommisionsartikel sind Artikel, bei denen das Kontroll-Kästchen "Kommissions-Artikel" aktiviert ist. Es findet sich im Artikel-Stamm im Register "Eigenschaften".
Inventur mit Artikelpaket   Wenn der Schalter auf "Ja" gesetzt wird, erscheinen Artikelpakete auf den Erfassungslisten und können gezählt werden. Die Materialartikel der Pakete erhalten einen Vermerk, zu welchem Paket sie gehören. Zählmengen der Pakete ändern dann nicht nur den Bestand des Pakets selbst, sondern auch den Bestand der Positionen, die im Paket enthalten sind. Beispiel: Paket 123 hat drei Positionen A, B und C. Die Paketnummer 123 wird gescannt und ein Bestand von 5 erfasst. Damit wird bei den Materialartikeln A,B und C automatisch ein Bestand von 5 erfasst.   •Achtung beim Zählen: Die im Paket enthaltenen Positionen sind in der Inventur auch unter ihrer Artikelnummer vorhanden und es können dafür Bestände erfasst werden. Dabei gilt beim physischen Zählen darauf zu achten, dass solche Artikel nicht doppelt gezählt werden: einmal im Paket und nochmal als Materialartikel.   •Enthält das Paket Positionen, die nicht zum Filter der Inventur passen, wird das ganze Paket nicht in der Inventur berücksichtigt. Beispiel: Paket aus TV-Gerät + TV-Möbel. Inventur über alle TV-Geräte (d.h. Möbel sind nicht im Filter) -> Paket ist nicht in der Inventur.   •In der Differenzliste tauchen die Artikelpakete nicht auf, sondern nur deren Positionen.   •In der Bewertungsliste werden die Artikelpakete dargestellt. Es können auch Änderungen der Bestandsbewertung vorgenommen werden. Diese Änderung wirkt sich aber nur in der Bewertungsliste aus und wird nicht beim Korrekturlauf in den Artikelstamm übernommen.

Filter

Im Register Filter stehen Ihnen die Daten zur Verfügung, die Sie im Register Allgemein bei "Filter auf" ausgewählt haben. Für eine Komplett-Inventur wählen Sie Alle Markier. (F4).

Sie können mittels des Filters aber auch Inventuren ausgewählter Waren vornehmen. Dazu aktivieren Sie nur das Kontroll-Kästchen der Waren, für die eine Inventur vorgenommen werden soll.

Im Beispiel wurde im Register Allgemein bei "Filter auf" der Wert "Oberwarengruppe" gewählt.

Durch Klick in die Kontroll-Kästchen können Sie einzelne Oberwarengruppen auswählen.

Mit der Taste Markieren Ein/Aus (F2) können Sie die markierten Oberwarengruppen ein- bzw. ausschalten.

Bemerkung

Unter diesem Register können Sie eine Info zu der erstellten Erfassungsliste eintragen.

Artikel-Sortierung festlegen

Wenn alle Eingaben zur Erstellung einer Erfassungsliste getätigt wurden, bestätigen Sie dies mit OK (F1). Es erscheint folgende Abfrage, die Sie entsprechend beantworten:

Haben Sie die Abfrage mit Ja (F1) beantwortet, können Sie die Sortierung der Artikel innerhalb der Liste festlegen. Die Sortierung ist vor allem wichtig, wenn Sie die Bestandserfassung mittels manueller Zählung vornehmen werden (siehe dazu Bestandserfassung mit Erfassungsliste).

Hierbei können Sie eine Sortierung nach folgenden Kriterien wählen:

•Artikel-Nummer (eigene V6 Artikelnummer)

•Artikel-Bezeichnung

•Bestellnummer

•Hersteller-Nummer

•Hersteller-Name

•Serie

•Waren-,Oberwaren-,Hauptwarengruppen-Nummer

•Waren-,Oberwaren-,Hauptwarengruppen-Name

•Warenbereichs-Nummer und -Name

Die Sortierung sollte sich an der Gruppierung der Waren in Ihrem Geschäft orientieren.  

Nach Festlegung der Sortierreihenfolge bekommen Sie folgendes Menü, das auch erscheint, wenn Sie eine schon bestehende Liste aufrufen:

Mit Info (F1) erhalten Sie die Information über den Status der aufgerufenen Liste. Sie haben somit nochmal eine Möglichkeit zu prüfen, welche Waren Sie für die Inventur ausgewählt haben.

Nach Wahl von Erfassungsliste (F2) haben Sie zwei Möglichkeiten:

•Erfassungsliste drucken (F1)

•Erfassungsliste speichern (F2)

Der Druck der Erfassungsliste ist notwendig, wenn Sie die Bestände manuell zählen wollen (siehe dazu Erfassung der Ist-Bestände).

Im Druckfenster können Sie neben dem Drucker auch die Anzahl der Kopien wählen.

Mit dem Speichern der Erfassungliste als Datei besteht die Möglichkeit, die Liste in ein PDA mit Scanner einzulesen, um schon beim Scannen die Bestände zuzuordnen bzw. unbekannte EANs erkennen zu können (siehe auch Erfassung der Ist-Bestände).

Bevor die Zählung beginnt muß die Inventur gestartet werden!

Mit Inventur starten (F3) wird die Inventur gestartet.  Es erscheint der Hinweis, dass die Inventur gestartet wird.

V6 bietet zwei Möglichkeiten um Ist-Bestände zu erfassen:

Bestandserfassung mit Erfassungslisten

Zum einen wird der "traditionelle" Weg über Erfassungsliste unterstützt. Dabei werden Artikellisten nach einer vordefinierten Sortierung ausgedruckt und die gezählten Bestände eingetragen. Danach werden die Bestände abgetippt. Die vordefinierte Sortierung ermöglicht dabei ein schnelles Abtippen, da nicht für jede Position auf der ausgedruckten Liste die entsprechende Position in V6 gesucht werden muss.

Bestandserfassung mit Barcodescanner

Die andere Möglichkeit, die V6 bietet, ist die Verwendung von tragbaren Barcodescannern, die das Erfassen von Beständen erlauben. Die auf diesen Geräten gespeicherten Daten können dann in V6 eingelesen und automatisch in den offenen Inventuren verbucht werden. Das erspart das Abtippen der Erfassungslisten.

Nachdem alle Bestände erfasst wurden, muss im nächsten Schritt die Differenzliste gedruckt werden. Die Differenzliste dient zur Kontrolle, ob eventuell Artikel nicht gezählt oder falsch eingetragen wurden. Diese können so vor dem Korrekturlauf noch berichtigt werden.

Zum Drucken der Differenzliste wählen Sie Differenzliste drucken (F5).  Die folgende Druckerabfrage bestätigen Sie wie gewünscht.

Die Differenzliste enthält alle Artikel, deren Zählmenge von dem Bestand abweicht, der zu Beginn der Inventur gespeichert wurde. Bei Inventur mit Seriennummern werden auch abweichende Seriennummern angezeigt (falls entsprechendes Formular vorhanden).

Die Bewertungsliste stellt die Ist-Mengen und Ist-Werte im Vergleich zu den Soll-Mengen und Soll-Werten dar. Für die Berechnung der Werte wird der mittlere EK-Preis zu Grunde gelegt.

Die Ist-Mengen sind die Mengen, die gezählt und eingegeben wurden.

Die Soll-Mengen sind die Mengen, die bei Inventurstart als Bestände von V6 gesichert wurden.

Mit Bewertungsliste drucken (F7) starten Sie den Druck bzw. Export:

Artikel ohne Bestand ausblenden bringt in der Liste nur die Artikel, bei denen eine Zählmenge in der Inventur erfasst wurde.

Wurde Export zu Excel gewählt öffnet sich MS-EXCEL mit zwei Tabellenblättern:

•Inventur: hier stehen nur die Kopfdaten der Inventur

•Position: hier werden alle Inventurpositionen aufgelistet. Der aktuelle Bestandswert findet sich in der Spalte IstWert (AC)

Mit Bestände bewerten (F6) können Sie Korrekturen an der Bestands-Bewertung vornehmen.

Mit dem Korrekturlauf werden die gezählten und eingegebenen Mengen in den aktuellen Artikelstamm eingebucht.

Die Funktionstaste Korrekturlauf starten ist erst aktiviert, nachdem die Bewertungsliste erzeugt worden ist.

Nach Korrekturlauf starten (F8) erfolgt eine Bestätigungsabfrage:

Kommt es durch den Korrekturlauf zu Bestandsänderungen, sind diese auch in den Artikelbewegungen ersichtlich:

Inventur-Artikelbewegung 

Die zwischen dem Inventurstart und dem Korrekturlauf gebuchten Warenein- und ausgänge werden bei der Einbuchung der neuen Mengen berücksichtigt.

Beispiel:

Von einem Artikel wurden 10 Stück gezählt. Zwischen Inventurstart und Korrekturlauf wurden 2 Stück verkauft und an der Kasse gebucht. Der Bestand dieses Artikels nach dem Korrekturlauf ist dann 8 Stück.

Über die Erweiterte Suche (F5) lassen sich alle erfassten Inventuren aufrufen, um diese mit Ändern (F2) zu bearbeiten oder auch zu Löschen (F3).

Das Löschen erfasster Inventuren hat keinerlei Auswirkungen auf den Bestand oder Bestandswerte. Inventuren können zu jedem Zeitpunkt gelöscht werden.

Die Durchführung des Korrekturlaufs war der letzte Schritt der Inventur. Stellt man im Nachhinein fest, dass bei der Inventur Fehler/Probleme aufgetreten sind (z.B. falsche Auswahl des Filters; falsche Zählmengen), gibt es zwei Möglichkeiten:

•erneute Durchführung einer Inventur

•alte Inventur erneut öffnen

War z.B. die Auswahl des Filters nicht korrekt, muss eine neue Inventur durchgeführt werden.

Sind Zählmengen falsch ermittelt worden, kann die vorhandene Inventur erneut geöffnet werden. Ab dem Schritt "Bestände erfassen" können alle Schritte erneut durchgeführt werden. Änderungen am Filter sind allerdings nicht möglich.

Zur Durchführung der permanenten Inventur müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

•mindestens einmal im Jahr muss jeder Artikel einmal gezählt werden

•das Datum der körperlichen Inventur muss bei jedem Artikel nachvollziehbar sein

•es ist notwendig, dass die Unterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden

Durchführung einer permanenten Inventur in V6

Grundsätzlich unterscheidet sich die Durchführung der permanenten Inventur nicht von der Stichtagsinventur. Einzig bei der Auswahl des Filters(siehe Inventur erfassen) gibt es Unterschiede. Statt einmal eine Inventur über das gesamte Warensortiment durchzuführen, können Sie sich entscheiden, welche Teilbereiche in der jeweiligen Inventur gezählt werden sollen.

Beispiel: Permanente Inventur nach Hersteller

•Beim Erfassen der Inventur wählen Sie Hersteller bei "Filter auf" aus.

•Im Register Filter bekommen Sie alle Hersteller angezeigt. Wählen Sie die Hersteller aus, deren Waren in der ersten Inventur gezählt werden sollen und führen Sie die Inventur durch.

•Wiederholen Sie diese Schritte (Inventur erfassen - Filter auf Hersteller - Hersteller auswählen - Inventur durchführen) so oft, bis für alle Hersteller eine Inventur erfolgt ist. Wie oben erwähnt muss das innerhalb von 12 Monaten geschehen.