Inventur

Verwaltung Allgemein (F9) - Inventur (F3)

 

hmtoggle_plus1Ziel und prinzipieller Ablauf

 

Das Ziel einer Inventur ist es, einen Abgleich zwischen Soll- und Ist-Bestand aller in einem Geschäft vorhandenen Waren durchzuführen. Zudem interessiert sich die Steuer für auftretende Differenzen. Um diesen Abgleich durchführen zu können, muss ein Referenzzeitpunkt ausgewählt werden, an dem der Sollbestand zwischengespeichert wird. Grundsätzliche Probleme bei der Inventur sind Warenein- und -ausgänge, die sich auf den Ist-Bestand auswirken. Um diese Probleme zu vermeiden, muss entweder exakt Buch geführt werden oder aber der Ein- und Verkauf muss komplett ausgesetzt werden, während die Inventur noch läuft.

 

Funktionsumfang innerhalb V6:

Inventuren nach Hersteller oder Warenebenen starten
Erfassungslisten drucken, Bestände erfassen, Differenzen drucken, Bestände bewerten und korrigieren
Inventurpositionen nach Artikelnummer suchen und Bestände korrigieren
Innerhalb der Inventur Artikel erfassen
Artikelpakete und Seriennummern berücksichtigen
Bestände anhand von Inventurdateien aktualisieren
Fehler in Inventurdateien (falsch eingetippte Artikelnummern oder Bestände) korrigieren und nachträglich verbuchen

 

Ablauf der Inventur

 

1. Inventur erfassen (Für welche Waren soll eine Inventur durchgeführt werden)

2. Start der Inventur (Vor der Bestandserfassung durchführen !)

3. Bestände erfassen

4. Differenzliste drucken

5. Bewertungsliste drucken

6. Korrekturlauf starten (Abschluss der Inventur)

 

 

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Bitte beachten

dass keine weitere V6 Instanz geöffnet ist (auch auf anderen Rechnern), bevor die Inventur gestartet oder abgeschlossen (Korrekturlauf) wird.
dass alle bisher ausgeführten Inventuren aus dem Vorjahr abgeschlossen sind.
dass die Rechnungskontrolle vollständig ist (Mittel-EK wird für Bestandsbewertung herangezogen).
dass alle Lieferscheine abgeschlossen sind und sämtlicher Wareneingang eingebucht wurde.
dass während der Inventur keine Warenbewegungen zwischen den Filialen stattfinden. Eventuell offene Umlagerungen müssen eingebucht werden.

 

 

 

hmtoggle_plus11. Inventur erfassen

 

Allgemein

 

Nach Erfassen (F4) befinden Sie sich im Register Allgemein:

 

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Bezeichnung

Geben Sie eine Bezeichnung für die zu erstellende Liste an.

Wählen Sie z.B. den Namen des Herstellers, wenn Sie einen Filter auf Hersteller gewählt haben.

 

Inventurjahr

 

Geben Sie das Jahr an, in dem die Inventur gezählt wird.

Hinweis:  Die Inventur-Nummer richtet sich nach dem Inventurjahr. Die Inventur-Nummer 05001000002 gehört beispielsweise zur zweiten Inventur der Filiale 1 im Inventurjahr 2005.

 

Filter auf

Hier können Sie wählen, welche Daten im Register "Filter" zur Auswahl stehen sollen. Sie können wählen zwischen: Warenbereich, Haupt-, Ober-, und Warengruppe, sowie Hersteller. Wenn Sie eine Komplett-Inventur machen wollen, ist die Auswahl unerheblich. Sie müssen dann nur im Register "Filter" den Schalter Alle Markier. (F4) wählen.

 

Auslaufartikel ohne Bestand

Sollen auch Auslaufartikel auf der Liste gedruckt werden, deren Bestand in V6 bereits Null ist, dann wählen Sie "Ja", andernfalls "Nein".

 

Inventur über Kommisionssartikel

Soll eine Inventur über Kommissionsartikel  durchgeführt werden, wählen Sie hier "Ja". Die Inventur beinhaltet dann nur Kommissionsartikel. Kommisionsartikel sind Artikel, bei denen das Kontroll-Kästchen "Kommissions-Artikel" aktiviert ist. Es findet sich im Artikel-Stamm im Register "Eigenschaften".

 

 

Wenn der Schalter auf "Ja" gesetzt wird, erscheinen Artikelpakete auf den Erfassungslisten und können gezählt werden. Die Materialartikel der Pakete erhalten einen Vermerk, zu welchem Paket sie gehören. Zählmengen der Pakete ändern dann nicht nur den Bestand des Pakets selbst, sondern auch den Bestand der Positionen, die im Paket enthalten sind.

Beispiel: Paket 123 hat drei Positionen A, B und C. Die Paketnummer 123 wird gescannt und ein Bestand von 5 erfasst. Damit wird bei den Materialartikeln A,B und C automatisch ein Bestand von 5 erfasst.

 

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Achtung beim Zählen: Die im Paket enthaltenen Positionen sind in der Inventur auch unter ihrer Artikelnummer vorhanden und es können dafür Bestände erfasst werden. Dabei gilt beim physischen Zählen darauf zu achten, dass solche Artikel nicht doppelt gezählt werden: einmal im Paket und nochmal als Materialartikel.

 

Enthält das Paket Positionen, die nicht zum Filter der Inventur passen, wird das ganze Paket nicht in der Inventur berücksichtigt. Beispiel: Paket aus TV-Gerät + TV-Möbel. Inventur über alle TV-Geräte (d.h. Möbel sind nicht im Filter) -> Paket ist nicht in der Inventur.

 

In der Differenzliste tauchen die Artikelpakete nicht auf, sondern nur deren Positionen.

 

In der Bewertungsliste werden die Artikelpakete dargestellt. Es können auch Änderungen der Bestandsbewertung vorgenommen werden. Diese Änderung wirkt sich aber nur in der Bewertungsliste aus und wird nicht beim Korrekturlauf in den Artikelstamm übernommen.

 

 

 

 

Filter

 

934-Filter

 

Im Register Filter stehen Ihnen die Daten zur Verfügung, die Sie im Register Allgemein bei "Filter auf" ausgewählt haben. Für eine Komplett-Inventur wählen Sie Alle Markier. (F4).

 

Sie können mittels des Filters aber auch Inventuren ausgewählter Waren vornehmen. Dazu aktivieren Sie nur das Kontroll-Kästchen der Waren, für die eine Inventur vorgenommen werden soll.

 

Im Beispiel wurde im Register Allgemein bei "Filter auf" der Wert "Oberwarengruppe" gewählt.

Durch Klick in die Kontroll-Kästchen können Sie einzelne Oberwarengruppen auswählen.

 

Mit der Taste Markieren Ein/Aus (F2) können Sie die markierten Oberwarengruppen ein- bzw. ausschalten.

 

 

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Bei "Filter auf" Hersteller gibt es noch die Möglichkeit, nicht alle Serien des Herstellers zu zählen. Dazu können Sie nach Markierung eines Hersteller mittels Serien bestimmen (F5) eine Auswahl treffen.

 

Bemerkung

Unter diesem Register können Sie eine Info zu der erstellten Erfassungsliste eintragen.

 

Artikel-Sortierung festlegen

 

Wenn alle Eingaben zur Erstellung einer Erfassungsliste getätigt wurden, bestätigen Sie dies mit OK (F1). Es erscheint folgende Abfrage, die Sie entsprechend beantworten:

 

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Haben Sie die Abfrage mit Ja (F1) beantwortet, können Sie die Sortierung der Artikel innerhalb der Liste festlegen. Die Sortierung ist vor allem wichtig, wenn Sie die Bestandserfassung mittels manueller Zählung vornehmen werden (siehe dazu Bestandserfassung mit Erfassungsliste).

 

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Hierbei können Sie eine Sortierung nach folgenden Kriterien wählen:

Artikel-Nummer (eigene V6 Artikelnummer)
Artikel-Bezeichnung
Bestellnummer
Hersteller-Nummer
Hersteller-Name
Serie
Waren-,Oberwaren-,Hauptwarengruppen-Nummer
Waren-,Oberwaren-,Hauptwarengruppen-Name
Warenbereichs-Nummer und -Name

 

Die Sortierung sollte sich an der Gruppierung der Waren in Ihrem Geschäft orientieren.

 

Nach Festlegung der Sortierreihenfolge bekommen Sie folgendes Menü, das auch erscheint, wenn Sie eine schon bestehende Liste aufrufen:

 

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Mit Info (F1) erhalten Sie die Information über den Status der aufgerufenen Liste. Sie haben somit nochmal eine Möglichkeit zu prüfen, welche Waren Sie für die Inventur ausgewählt haben.

 

Nach Wahl von Erfassungsliste (F2) haben Sie zwei Möglichkeiten:

Erfassungsliste drucken (F1)
Erfassungsliste speichern (F2)

 

Der Druck der Erfassungsliste ist notwendig, wenn Sie die Bestände manuell zählen wollen (siehe dazu Erfassung der Ist-Bestände).

Im Druckfenster können Sie neben dem Drucker auch die Anzahl der Kopien wählen.

 

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Es kann sinnvoll sein, die Liste zweimal  (Kopie = 2) auszudrucken, um z.B. eine Liste in den Laden und eine Liste ins Lager zu geben. Beim Erfassen der Bestände können von einem Artikel mehrere Zählmengen eingetragen werden. V6 addiert diese Mengen zusammen. Sie können auch an mehreren Arbeitsplätzen die Zählmengen einer Liste eingeben!

 

Mit dem Speichern der Erfassungliste als Datei besteht die Möglichkeit, die Liste in ein PDA mit Scanner einzulesen, um schon beim Scannen die Bestände zuzuordnen bzw. unbekannte EANs erkennen zu können (siehe auch Erfassung der Ist-Bestände).

 

Bevor die Zählung beginnt muß die Inventur gestartet werden!

 

 

 

hmtoggle_plus12. Starten der Inventur

 

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Mit dem Start der Inventur werden die V6-Artikelbestände und der aktuelle Mittel-EK gesichert. Ab Start der Inventur werden alle Warenbewegungen nach diesem Zeitpunkt in der Inventur berücksichtigt (siehe Warenbewegungen während der Inventur).

 

 

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Mit Inventur starten (F3) wird die Inventur gestartet.  Es erscheint der Hinweis, dass die Inventur gestartet wird.

 

 

hmtoggle_plus13. Erfassung der Ist-Bestände

 

V6 bietet zwei Möglichkeiten um Ist-Bestände zu erfassen:

 

Bestandserfassung mit Erfassungslisten

Zum einen wird der "traditionelle" Weg über Erfassungsliste unterstützt. Dabei werden Artikellisten nach einer vordefinierten Sortierung ausgedruckt und die gezählten Bestände eingetragen. Danach werden die Bestände abgetippt. Die vordefinierte Sortierung ermöglicht dabei ein schnelles Abtippen, da nicht für jede Position auf der ausgedruckten Liste die entsprechende Position in V6 gesucht werden muss.

 

Bestandserfassung mit Barcodescanner

Die andere Möglichkeit, die V6 bietet, ist die Verwendung von tragbaren Barcodescannern, die das Erfassen von Beständen erlauben. Die auf diesen Geräten gespeicherten Daten können dann in V6 eingelesen und automatisch in den offenen Inventuren verbucht werden. Das erspart das Abtippen der Erfassungslisten.

 

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Beide Erfassungsarten können auch kombiniert werden. Es muss nur sichergestellt sein, dass gescannte Artikel nicht nochmal manuell gezählt werden.

 

 

 

hmtoggle_plus14. Differenzliste drucken

 

Nachdem alle Bestände erfasst wurden, muss im nächsten Schritt die Differenzliste gedruckt werden. Die Differenzliste dient zur Kontrolle, ob eventuell Artikel nicht gezählt oder falsch eingetragen wurden. Diese können so vor dem Korrekturlauf noch berichtigt werden.

 

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Zum Drucken der Differenzliste wählen Sie Differenzliste drucken (F5).  Die folgende Druckerabfrage bestätigen Sie wie gewünscht.

 

93E5-Liste

 

Die Differenzliste enthält alle Artikel, deren Zählmenge von dem Bestand abweicht, der zu Beginn der Inventur gespeichert wurde. Bei Inventur mit Seriennummern werden auch abweichende Seriennummern angezeigt (falls entsprechendes Formular vorhanden).

 

 

hmtoggle_plus15. Bewertungsliste drucken

 

Die Bewertungsliste stellt die Ist-Mengen und Ist-Werte im Vergleich zu den Soll-Mengen und Soll-Werten dar. Für die Berechnung der Werte wird der mittlere EK-Preis zu Grunde gelegt.

Die Ist-Mengen sind die Mengen, die gezählt und eingegeben wurden.

Die Soll-Mengen sind die Mengen, die bei Inventurstart als Bestände von V6 gesichert wurden.

 

Mit Bewertungsliste drucken (F7) starten Sie den Druck bzw. Export:

 

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Artikel ohne Bestand ausblenden bringt in der Liste nur die Artikel, bei denen eine Zählmenge in der Inventur erfasst wurde.

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Die Bewertungsliste kann jederzeit nachgedruckt wrden (auch nach dem Korrekturlauf).

 

Wurde Export zu Excel gewählt öffnet sich MS-EXCEL mit zwei Tabellenblättern:

Inventur: hier stehen nur die Kopfdaten der Inventur
Position: hier werden alle Inventurpositionen aufgelistet. Der aktuelle Bestandswert findet sich in der Spalte IstWert (AC)

 

Mit Bestände bewerten (F6) können Sie Korrekturen an der Bestands-Bewertung vornehmen.

 

 

 

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Unterschiedliche Werte in Differenz- und Bewertungsliste

(kann auftreten, wenn in V6 Verkauf ohne Bestand zugelassen ist, also negative Bestandswerte vorkommen können)

 

Hat man bei der Differenzliste die Variante 'Differenzliste mit Summe' gewählt, kann es sein, dass deren Differenz-Werte von denen der Bewertungsliste abweichen. Wie kommt das?

In der Differenzliste errechnete Differenz =  DifferenzBestand * MittelEK

In der Bewertungsliste errechnete Differenz = IstWert - SollWert

 

Beispiel:

Artikel hat Mittel-EK von 50 €, SollBestand von -1 und in der Inventur wurden 2 gezählt.

Differenzliste rechnet:        Differenzbestand = 3 => Differenzwert = 150 € (3*50 €)

Bewertungsliste rechnet:    IstWert = 100 € (2*50 €); Sollwert = 0 € => Differenzwert = 100 € (100 € - 0 €)

 

Der SollWert ist bei negativen Beständen nicht negativ, sondern 0. Rein mathematisch müsste der Sollwert -50 € sein, damit beide Listen auf die gleiche Differenz kommen, aber einen negativen Lagerwert gibt es nicht. Wenn keine Ware da ist, ist deren Wert einfach 0.

 

 

 

 

hmtoggle_plus16. Korrekturlauf

 

Mit dem Korrekturlauf werden die gezählten und eingegebenen Mengen in den aktuellen Artikelstamm eingebucht.

 

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Während eines Korrekturlaufes darf niemand sonst in V6 arbeiten!

 

Die Funktionstaste Korrekturlauf starten ist erst aktiviert, nachdem die Bewertungsliste erzeugt worden ist.

 

Nach Korrekturlauf starten (F8) erfolgt eine Bestätigungsabfrage:

 

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Kommt es durch den Korrekturlauf zu Bestandsänderungen, sind diese auch in den Artikelbewegungen ersichtlich:

 

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Inventur-Artikelbewegung 

 

 

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Datum der Artikelbewegung ist der Start der Inventur und nicht der Start des Korrekturlaufs (auch bei wiederholten Korrekturlauf nach erneutem Öffnen der Inventur). Als EK-Preis wird der Mittel-EK-Wert angezeigt, der zum Zeitpunkt des Inventurstarts im Artikelstamm hinterlegt war.

 

 

Die zwischen dem Inventurstart und dem Korrekturlauf gebuchten Warenein- und ausgänge werden bei der Einbuchung der neuen Mengen berücksichtigt.

Beispiel:

Von einem Artikel wurden 10 Stück gezählt. Zwischen Inventurstart und Korrekturlauf wurden 2 Stück verkauft und an der Kasse gebucht. Der Bestand dieses Artikels nach dem Korrekturlauf ist dann 8 Stück.

 

 

 

hmtoggle_plus1Suchen und Löschen bestehender Inventuren

 

Über die Erweiterte Suche (F5) lassen sich alle erfassten Inventuren aufrufen, um diese mit Ändern (F2) zu bearbeiten oder auch zu Löschen (F3).

 

Das Löschen erfasster Inventuren hat keinerlei Auswirkungen auf den Bestand oder Bestandswerte. Inventuren können zu jedem Zeitpunkt gelöscht werden.

 

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Artikel können nicht gleichzeitig in zwei Inventuren sein. Beim Versuch, eine weitere Inventur über die gleichen Artikel zu erfassen, bekommen Sie eine entsprechende Meldung mit Angabe der Inventurnummer, in der die Artikel bereits erfasst wurden. Dann gilt es zu prüfen, warum diese Inventur noch nicht abgeschlossen ist. Im Zweifel ist es besser, diese Inventur zu löschen. Inventuren werden durch den Korrekturlauf abgeschlossen, der aber Auswirkungen auf den Artikelbestand hat. Sie sollten nie einfach einen Korrekturlauf starten, um eine Inventur abzuschließen ohne zu wissen, in welchem Status sich die Bestandserfassung befindet.

 

 

 

hmtoggle_plus1Inventur erneut öffnen

 

Die Durchführung des Korrekturlaufs war der letzte Schritt der Inventur. Stellt man im Nachhinein fest, dass bei der Inventur Fehler/Probleme aufgetreten sind (z.B. falsche Auswahl des Filters; falsche Zählmengen), gibt es zwei Möglichkeiten:

 

erneute Durchführung einer Inventur
alte Inventur erneut öffnen

 

War z.B. die Auswahl des Filters nicht korrekt, muss eine neue Inventur durchgeführt werden.

Sind Zählmengen falsch ermittelt worden, kann die vorhandene Inventur erneut geöffnet werden. Ab dem Schritt "Bestände erfassen" können alle Schritte erneut durchgeführt werden. Änderungen am Filter sind allerdings nicht möglich.

 

 

 

hmtoggle_plus1Permanente Inventur

 

Zur Durchführung der permanenten Inventur müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

 

mindestens einmal im Jahr muss jeder Artikel einmal gezählt werden
das Datum der körperlichen Inventur muss bei jedem Artikel nachvollziehbar sein
es ist notwendig, dass die Unterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden

 

Durchführung einer permanenten Inventur in V6

 

Grundsätzlich unterscheidet sich die Durchführung der permanenten Inventur nicht von der Stichtagsinventur. Einzig bei der Auswahl des Filters(siehe Inventur erfassen) gibt es Unterschiede. Statt einmal eine Inventur über das gesamte Warensortiment durchzuführen, können Sie sich entscheiden, welche Teilbereiche in der jeweiligen Inventur gezählt werden sollen.

 

Beispiel: Permanente Inventur nach Hersteller

Beim Erfassen der Inventur wählen Sie Hersteller bei "Filter auf" aus.
Im Register Filter bekommen Sie alle Hersteller angezeigt. Wählen Sie die Hersteller aus, deren Waren in der ersten Inventur gezählt werden sollen und führen Sie die Inventur durch.
Wiederholen Sie diese Schritte (Inventur erfassen - Filter auf Hersteller - Hersteller auswählen - Inventur durchführen) so oft, bis für alle Hersteller eine Inventur erfolgt ist. Wie oben erwähnt muss das innerhalb von 12 Monaten geschehen.