Bestandserfassung mit Scanner

Bevor Sie HandyScan auslesen (F9) wählen, sollte sich das Gerät in der Docking-Station befinden und "Senden" aktiviert sein. Andernfalls kann es sein, dass Sie eine "Time Out"-Meldung erhalten.

Nach Wahl von HandyScan auslesen und Ja (F1) bei der Aufforderung, das Gerät bereitzustellen, erfolgt die Meldung:

V6 meldet hier, wieviele Datensätze angekommen sind. Mit Ja können Sie die den Inhalt der Datei ansehen (nicht unbedingt notwendig). Nach Schließen der Datei wird sie ins V6 eingelesen. Mit Nein wird die Datei sofort ins V6 eingespielt. Die eingelesenen Dateien werden angezeigt:

Danach erfolgt die Verarbeitung der Inventurdateien.

Neben dem HandyScan  gibt es die Möglichkeit, Inventurdateien einzuspielen, die mit anderen Barcode-Scannern (z.B. PDA) oder von Tabellen-/Textverarbeitungsprogrammen erzeugt wurden.

Mit Listenimport (F10) wird im Ordner "C:\V6\scanner\temp" (Ordnername kann in Ihrem V6 abweichend sein)  nach passenden Inventurdateien gesucht:

Wählen Sie die gewünschte Datei aus. Wie beim HandyScan werden beim Einlesen einige Überprüfungen vorgenommen. Siehe dazu den Punkt Überprüfung auf auffällige Bestände.

Sobald Sie eine Datei ausgewählt haben, kommt eine Abfrage nach dem Regal und nach der Erfassungsperson. Diese Angaben sind optional und können freigelassen werden.

Nachdem Sie alle Inventurdateien ins V6 eingelesenen haben, können Sie durch Doppelklick auf die Positionsnummer oder Eingabe der Pos.Nummer bei "Welche Position?" eine Liste zum Verarbeiten auswählen:

Jede Datei hat dabei eine Personalkennung, die unabhängig von der V6-Kennung ist, sowie eine frei wählbare Bezeichnung für die gescannten Regale. Diese Zusatzinformationen helfen, Artikel zu identifizieren, die gescannt/gezählt wurden, aber in keiner Inventur vorkommen. Die Spalte "Insgesamt" zeigt die Anzahl der in der Datei vorhandenen Artikel, "Unbekannt" gibt an, wie viele davon keiner Inventurposition zugeordnet werden konnten.

Standardgemäß werden nur die Dateien angezeigt, die nicht als erledigt markiert sind. Das Feld "Erledigt" erlaubt es ganze Dateien als bearbeitet zu markieren.

Mit Alle Dateien (F6) werden alle eingelesenen Dateien angezeigt. Auch solche, die bereits als erledigt markiert wurden.

Mit Drucken (F8) kann die Inventurdatei als Liste gedruckt werden.

Wird eine Inventurdatei ausgewählt (Doppelklick auf die Zeilenzahl), öffnet sich ein Dialog, der Informationen zu den einzelnen Artikeln anzeigt:

Hier können Sie sich alle Artikel der Inventurdatei anzeigen lassen. Voreingestellt ist allerdings die Anzeige nur der Artikel, für die keine Inventurpositionen vorhanden sind. Sollte die Liste leer sein, konnten demnach alle Artikel der Inventur zugeordnet werden

Mit F5 können Sie zwischen folgenden Anzeigen wechseln:                        

Die Artikel sind nach dem Erfassungsdatum sortiert. Durch Klick auf die entsprechende Spaltenüberschrift, kann die Sortierung geändert werden.

Die Artikelbezeichnung wird angezeigt, wenn der Artikel im Artikel-Stamm vorhanden ist.

Mit Alle drucken (F8) lassen sich die Artikel in der Inventurdatei als Liste drucken. Diese Liste kann z.B. als Vorlage für Stichproben dienen.

Wenn alle Artikel der Inventurdatei einer Inventurposition zugeordnet wurden (bzw. keine unbekannten Artikel vorhanden sind), wird die Inventurdatei mit Buchen (F1) in die Inventur übernommen.

Mit Zurücksetzen (F10) können Sie das Verbuchen nochmal rückgängig machen.

Übernommene Dateien werden in den Ordner "C:\V6\scanner\beendet" verschoben.

Hier wird beschrieben, wie mit Artikel zu verfahren ist, für die keine Inventurposition gefunden wurde.

Beispiel: In der Inventurdatei gibt es 10 unbekannte Positionen.

Nach Auswahl der Datei sind die Details dazu sichtbar:

Eine leere Bezeichnung kann ein erster Hinweis sein, dass der Artikel nicht im Stamm vorhanden ist. Ist die Bezeichnung nicht leer, sollten Sie als ersten Schritt prüfen, ob der Artikel zum Filter der Inventur passt. Wenn der Artikel nicht zum Filter der Inventur passt, gibt es keine Möglichkeit ihn aufzunehmen. Sie sollten in diesem Fall eine weitere Inventur mit passendem Filter starten.

Vorgehensweisen bei fehlender Inventurposition:

Mit Stamm abgleichen (F6) prüft, aus welchem Grund keine Inventurposition vorhanden ist:

Aus dem Protokoll ersehen Sie, dass bei zwei Artikeln die Oberwarengruppe nicht zum Filter der Inventur passt. Alle anderen Artikel sind nicht im Stamm vorhanden.

Um die nicht im Stamm vorhandenen Artikel in die Inventur aufnehmen zu können, müssen diese im Stamm angelegt werden. Danach wird bei erneutem Aufruf von Mit Stamm abgleichen (F6) der Artikel in die Inventur aufgenommen:

Mit Pool abgleichen (F7) wendet die Prüfung zusätzlich auf den Artikel-Pool an:

Ändern (F2) bietet eine weitere Möglichkeit der Korrektur:

Man kann einer Position der Inventurdatei einen Artikel aus dem Stamm zuordnen.

Beispiel:

Ein in der Inventurdatei unbekannter Artikel ist zwar im Stamm vorhanden, allerdings mit einer anderen EAN. Sie können nun diesem Artikel die bestehende EAN des Stamms zuweisen:

Tragen Sie bei "Artikel" die bestehende EAN ein oder suchen Sie den entsprechenden Artikel im Stamm mit F5 oder .

Nach Speichern (F1) wird dem Artikel in der Inventurdatei die EAN des Stamm-Artikels zugewiesen.

Bevor eine Inventurdatei eingelesen wird, wird die Datei auf auffällig hohe Bestände geprüft:

Die Fehlermeldung "arithmetischer Überlauf bei der Konvertierung von numeric zu numeric" ist meist ein Hinweis darauf, dass in der Inventurdatei sehr hohe Bestände vorhanden sind. Es wurde voraussichtlich eine Artikelnummer als Bestand im Scanner erfasst.

Wenn Sie die Datei trotzdem einlesen, werden die "verdächtigen" Artikel geladen.

Der Wert, ab wann eine solche Warnung ausgegeben wird, kann im System-Setup eingestellt werden. Siehe dazu Verwaltung Basis (F10) System-Setup (F10):