Kasse

F1 Vorgänge

 

Das Modul Kasse erreichen Sie über den Punkt Vorgänge (F1). Sie befinden sich i.d.R. in der Kasse, ohne nochmals Kasse (F1) wählen zu müssen. Voraussetzung ist jedoch, dass dieser Arbeitsplatz als Kasse eingerichtet ist. Dies kann unter Verwaltung System / Bildschirmparameter (F11 / F1) eingerichtet werden.

 

Dieses Kapitel umfasst folgende Themen:

 

hmtoggle_plus1Auswahl von Verkäufer, Kunde und Ware

 

Nach Auswahl von Kasse wird zuerst nach dem Verkäufer gefragt. Der kann mittels Personalnummer bzw. Name eingegeben werden.

 

11E-Verkäufer

 

Die Personalnummer ist dem Namen vorzuziehen, da die Eingabe schneller ist. Ist die Personalnummer nicht bekannt, kommt man mittels Eingabe eines "?" in der Eingabezeile oder der Taste Weiter-button-Doppelpfeil  in die Personalverwaltung. Dort werden alle erfassten Personalnummern angezeigt und können ausgewählt werden.

Nach Eingabe der Personalnummer wird der Verkäufername zur Kontrolle angezeigt.

 

11E

 

 

i_blue_sm

Die Abfrage nach dem Verkäufer kann auch deaktiviert werden. Die Einstellung dafür finden sich in den Bildschirmparametern (Register Vorgänge).

 

Kundenauswahl:

Kunden suchen (F5) ruft die Kundensuche auf zur Auswahl eines Kunden.

 

Schneller können Kunden aber mit dem Kürzel ';'  + Kundenname (Beispiel: ;König) aufgerufen werden. Dabei können auch Platzhalter verwendet werden:

 

;Kra

liefert alle Kunden, die mit "Kra" beginnen. Beispiel: Kraft, Kraus, Kramer

;*kra

liefert alle Kunden, in denen "kra" vorkommt. Beispiel: Kraft, Kraus, Kramer, Pankratz, Rothkranz, Stückradt

 

Durch die Kombination mit weiteren Kürzeln kann die Suche verfeinert werden.

Beispiel: ;Müller.87435 -> ruft alle Kunden mit Namen Müller auf, die 87435 als PLZ haben.

 

Artikelauswahl:

Über die Taste Weiter-button-Doppelpfeil kann die Artikelsuchmaske aufgerufen werden.

Artikel lassen sich anhand der EAN (auch per Barcode-Scan), per Bestellnummer oder per Artikelbezeichnung aufrufen, siehe Artikelaufruf bzw. Textsuche.

 

Wenn z. B. nach "DVD" gesucht wird, könnte eine Auswahl wie diese angezeigt werden:

 

Textsuche1

 

Hier kann per Mausklick (Doppelklick), Pfeiltasten oder Positionsnummer die gewünschte Position ausgewählt werden. Um nach anderen Kriterien als EAN oder Bezeichnung zu suchen, wählen Sie Erweiterte Suche (F5).

 

Ist der Artikel aufgerufen, bildet er die erste Belegposition. Nun kann entweder der nächste Artikel aufgerufen, die Belegposition geändert oder mittels Buchen (F1) der Buchungsdialog aufgerufen werden.

 

i_blue_sm

Um die Bedienung an der Kasse zu beschleunigen, kann der Aufruf des Buchungsdialogs auch mittels Doppel-Enter (zweimaliges Betätigen der Enter-Taste) erfolgen.

 

11EE

 

 

hmtoggle_plus1Belegpositionen bearbeiten

 

Zum Ändern der Belegposition gibt es zwei Möglichkeiten:

 

A)

Mit Position ändern (F2) wird die aktuelle Position in der Änderungsmaske aufgerufen. Ist die zu ändernde Position nicht die aktuelle (markierte) Position, markieren Sie zunächst mittels Maus oder Pfeiltasten die gewünschte Position und wählen danach Position ändern (F2).

 

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Folgende Änderungen sind möglich

Bezeichnung
Menge
Einzelpreis - mit Preisbasis ändern (F8) kann gewählt werden, ob VK oder EK als Basispreis dienen.
Rabatt in Euro bzw. in Prozent
Gesamtpreis
Gewährleistung
Verkäufer
Warenfiliale (falls Einstellungen in V6 dies zulassen - siehe dazu System Setup)

 

Speichern Sie die Änderungen mit OK (F1).

 

Mit Artikel ändern (F2) kann direkt auf den Artikelstamm zugegriffen werden. Änderungen werden dort aber erst aktiv, wenn Sie die Position aus dem Beleg entfernt und neu aufgenommen haben. Ausnahme: wurde im Artikelstamm ein Preis (VK oder EK) geändert, kann mit Preisbasis ändern (F8) und neu laden (F5) der geänderte Preis sofort in die Belegposition übernommen werden.

 

Mit Löschen (F3) kann die Position aus dem Beleg genommen werden.

 

i_blue_sm Anzeige von Provision/Prämie

Voraussetzungen:

im System Setup (Register "Kasse") ist der Schalter "Provision anzeigen" aktiviert

  und Rendite

im System Setup (Register "Kasse") ist der Schalter "Rendite anzeigen" aktiviert.
V6-Benutzer hat das Recht für "Rendite anzeigen" auf "Ja" (siehe dazu Personal Ja/Nein-Rechte)

 

Die angezeigten Werte sind (Zeile 1 in Cent; Zeile 2 in Prozent):

 

Zeile 1: Provision / Prämie / Rohertrag Position / Rohertrag Beleg

Zeile 2: unbelegt / unbelegt / Spanne Position / Spanne Beleg

 

B)

Durch Eingabe sogenannter Punktbefehle im Artikeleingabefeld. Auf diese Weise kann das Einblenden der Änderungsmaske vermieden werden, was eine schnellere Änderung der Position zur Folge hat.

Um ein Positionsmerkmal zu ändern, gibt es für jedes Merkmal einen Befehl. Sie werden mittels eines "." eingeleitet und orientieren sich am deutschen Sprachgebrauch, damit sie besser zu merken sind.

Die Punktbefehle verändern immer die aktuelle (markierte) Position. Nach dem Hinzufügen einer Belegposition wird diese automatisch zur aktuellen Position. Möchten Sie mittels Punktbefehlen eine andere als die aktuelle Belegposition ändern, markieren Sie diese zunächst mittels Maus oder Pfeiltasten und geben danach den Punktbefehl ein.

 

 

hmtoggle_plus1Zusatzzeilen einfügen (Textpositionen, Zwischensummen, Kopf- und Fußzeilen)

 

Neben der Ware können weitere Informationen einem Beleg hinzugefügt werden. Dazu gibt es folgende Möglichkeiten:

 

Punktbefehl

Auswirkung

.T

Fügt eine Textposition ein. Es kann freier Text eingegeben oder eine vorhandene Textvorlage ausgewählt werden.

 

.K

Damit wird ein Kopftext angelegt. Dieser Text erscheint auf dem Beleg oberhalb der Warenpositionen. Wie bei der Textposition kann freier Text eingegeben oder eine Textvorlage ausgewählt werden.

 

.F

Ähnlich dem Kopftext, nur dass der Text unterhalb der Warenpositionen erscheint.

 

.Z

Fügt eine Zwischensumme ein. Erfassen Sie zuerst die Artikel, für die eine Zwischensumme erwünscht ist und fügen Sie dann mit .Z eine Zwischensumme ein. Danach können weitere Artikel erfasst werden. Es können beliebig viele Zwischensummen eingefügt werden.

 

i_blue_sm Die genaue Platzierung von Kopf- und Fußtexten hängt evtl. von Ihrem Belegformular ab. Bei Änderungsbedarf wenden Sie sich bitte an die Hotline von Stein Software.

 

hmtoggle_plus1Warenrücknahme

 

Das Kapitel Waren-Rücknahme informiert über die Möglichkeit der Verrechnung von zurückzunehmender Ware.

 

hmtoggle_plus1Steuerpflichtig (F7) und Brutto-Rechnung (F8)

 

Steuerpflichtig (F7)

Die Umwandlung eines steuerpflichtigen Beleges zu steuerfrei wird i.d.R. automatisch vorgenommen, da bestimmte Bedingungen vorhanden sein müssen (siehe dazu das Kapitel "Steuerfreie Umsätze"). Es muss immer ein Kunde vorhanden sein.

 

V6 meldet, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit die Umstellung auf steuerfrei vorgenommen werden kann.

Beispiel: Kunde ist Nato-Mitarbeiter (im Kundenstamm nicht hinterlegt). Nach Wahl von F7 folgt die Meldung "Inlandskunde: Steuerfrei nicht erlaubt, da Schalter "steuerfreier Verkauf" nicht gesetzt (vgl. Kunden-Zusatzdaten)"

 

Brutto-Rechnung (F8)

Sollen die einzelnen Positionen netto auf dem Beleg erscheinen, wählen Sie vor Auswahl der Artikel Brutto-Rechnung (F8). Die Anzeige der Funktionstaste wechselt dann zu Netto-Rechnung. Im Unterschied zu Steuerpflichtig/Steuerfrei wird der normale Brutto-VK berechnet, nur dass die Steuer erst am Schluss des Belegs addiert wird.

 

hmtoggle_plus1Buchungsdialog

 

Sind keine Änderungen an den Belegpositionen mehr nötig, wird über die Taste Buchen (F1) der Buchungsdialog aufgerufen:

 

ex_red_sm Ist ein Zahlungsterminal angeschlossen, finden Sie hier Informationen zum Buchungsdialog.

 

 

11EE1

 

Mittels der Taste Belegrabatt (F9) können Sie einen Gesamtrabatt über alle Positionen geben.

 

 

Über die Taste Druck Automatisch (F10) kann der Modus für die Belegart/-größe eingestellt werden. Folgende Modi sind möglich (Umschaltung durch erneute Anwahl von F10):

 

Druck Automatisch (Standardeinstellung)

Kleiner Beleg, bzw. großer Beleg (Faktura) wenn der Endbetrag nicht vollständig bezahlt wird.

 

Druck Kassenbon

Immer kleiner Beleg (Bon)

 

Druck Rechnung

Immer großer Beleg (Rechnung)

 

 

i_blue_sm

Auf sofort gezahlten Belegen wird auch bei großem Beleg "Quittung" stehen und nicht "Rechnung". Entsprechen die Angaben auf dem Beleg den Vorschriften für Rechnungen (Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse)) ist es unerheblich, ob der Beleg Quittung oder Rechnung heißt.

 

 

Der Buchungsabschluss wird über die Zahlungsmitteltasten (F2 - F5) und Buchen (F1) erreicht.

Nach Eingabe eines Betrages bei "Gegeben" und Auswahl von Bar (F2), wird dass entsprechende Rückgeld ausgewiesen.

Bei Auswahl von Gutschein (F5) erfolgt die Gutscheinverrechnung.

 

Korrekturen am Betrag bei "Gegeben" werden einfach durch Überschreiben vorgenommen.

 

1EE1

 

V6 nimmt immer den fälligen Endbetrag als Vorgabe für "Gegeben". Nach Wahl von Bar (F2) wird der Betrag aus "Gegeben" als Zahlung angenommen:

 

1EE12

 

Durch Überschreiben des Wertes bei "Gegeben" und erneuter Wahl von Bar (F2) wird die Zahlung korrigiert. Das Rückgeld wird ausgewiesen:

 

1EE12Korrektur

 

 

1EE12Korrektur2

 

 

Nach Buchen (F1) wird der Buchungsvorgang über das gewählte Zahlungsmittel abgewickelt, alle Artikel vom Lager abgebucht und alle notwendigen Buchungen, wie Kassenbericht, etc. bereitgestellt.

 

Der Bildschirm zeigt nach abgeschlossenem Buchungsvorgang den Kasseneingangsdialog, um den nächsten Kassenvorgang starten zu können.

 

11EE11

 

Beachten Sie bitte, dass im unteren Teil der Maske die Daten des letzten (gerade ausgeführten) Kassenvorgangs zu sehen sind. Sie sehen so neben der Belegnummer den Endbetrag, den vom Kunde gegebenen Betrag und das daraus resultierende Rückgeld. Dies ist hilfreich, wenn sich Fragen bezüglich des Beleges ergeben, oder der Beleg z.B. nachgedruckt werden soll.

Diese Daten bleiben sichtbar bis der nächste Kassenbeleg gebucht wird bzw. der Kassendialog über ESC verlassen wird.

 

 

hmtoggle_plus1Auftrag/Lieferschein fakturieren

 

Aus einem Auftrag/Lieferschein kann durch Aufruf direkt eine Rechnung erstellt werden.

 

Nachdem der Verkäufer gewählt wurde, steht Ihnen das Kürzel "<" zur Verfügung, um in die Auftragssuche/Lieferscheinsuche zu wechseln. Die Suche verhält sich analog zur Angebotssuche (s. Auftrag aus Angebot erstellen). Auch hier ist es angebracht, zuerst den Kunden zu wählen, und dann die weiteren Suchkriterien einzugeben.

 

Nachdem Sie den Auftrag/Lieferschein ausgewählt haben, erscheint folgender Dialog (außer "Teilfakturierung sperren" ist aktiviert - siehe dazu System Setup):

 

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Zunächst enthält das Mengenfeld die Mengenangaben, die aus dem Auftrag/Lieferschein übernommen wurden. In dieses Mengenfeld tragen Sie die tatsächlich zu fakturierende Menge ein, d.h. dass durch Akzeptieren der Mengenangaben der komplette Auftrag/Lieferschein fakturiert würde. Sie können aber auch eine Teilfakturierung durchführen, indem Sie die Menge entsprechend heruntersetzen bzw. bei Vorhandensein mehrerer Auftragspositionen nur einen Teil übernehmen.

 

Mit Markierte übernehmen (F1) werden die selektierten Positionen mit den jeweiligen Mengen in die Rechnung übernommen.

Sie können auch eine Rechnung über mehrere Aufträge/Lieferschein erstellen. Dazu wählen Sie mit dem Kürzel "<" einfach den nächsten Auftrag/Lieferschein aus und übernehmen auch diese Positionen in die Rechnung. Dies funktioniert allerdings nur dann, wenn die Aufträge/Lieferscheine zum selben Kunden gehören.

 

Zudem haben Sie die Möglichkeit Sammelrechnungen zu erstellen.

 

hmtoggle_plus1Offene Posten (Kunden) kassieren (d.h. Rechnungen an Kasse bezahlen)

 

Neben dem Ausgleich Offener Posten per Überweisung, kann ein OP auch an der Kasse kassiert werden.

 

Wählen Sie zuerst den Kunden aus (über Kunden Suchen F5), dessen OP bezahlt werden soll.

 

Rufen Sie dann mit dem Kassenzusatzkürzel "+" die OP dieses Kunden auf. Sind mehrere OP vorhanden, bekommen Sie eine Liste der OP  angezeigt und wählen Sie den entsprechenden aus.

 

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Vor der Übernahme in den Buchungsdialog kann

der Betrag verändert werden (z.B. für Teilzahlung)
ein Skonto gewährt werden (absolut oder pozentual). Soll Skonto gewährt werden, verringern Sie den zu fakturierenden Betrag um den Skontobetrag (im Beispiel: bei Skonto von 10 € tragen Sie bei Betrag 1249,10 € ein). In Summe dürfen Betrag + Skonto maximal den Wert des Feldes 'zu zahlen' ergeben. Die Meldung: Keine Überzahlung erlaubt ist ein Hinweis darauf, dass der Betrag nicht um den Skontobetrag verringert wurde.

 

Mit OK (F1) übernehmen Sie den OP in die Kasse und können ihn kassieren bzw. mit weiterer Ware verrechnen.

 

Mit Bewegungen anzeigen (F7) lässt sich die bisherige Historie des OP nachvollziehen:

 

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Im Beispiel ist zu sehen, dass der OP aus einer Rechnung vom 8.10.2013 resultiert und es am 24.10.2013 eine Teilzahlung von 180 € gab.

 

hmtoggle_plus1Bon parken

 

Die Funktion Weitere Auswahl (F11) - Bon parken (F5) ermöglicht die Unterbrechung eines Verkaufsvorgangs, ohne dass dieser ganz abgebrochen werden muss.

 

11-11

 

Nach Bon parken (F5) erfolgt eine Vollzugsmeldung und die Kasse steht für den nächsten Kassiervorgang zur Verfügung:

 

11-11-5

 

Um einen geparkten Bon wieder aufzurufen, wählen Sie erneut Weitere Auswahl (F11). Wenn kein Verkaufsvorgang in Bearbeitung ist, wechselt die Belegung von F5 auf Bon aufrufen. Es werden alle geparkten Bons angezeigt:

 

11-11-5-Aufruf

 

Wählen Sie den gewünschten Bon aus und setzen Sie den Verkaufsvorgang fort.

 

Es können mehrere Bons geparkt werden.

 

ex_red_sm

Das Parken von Bons geht nur am selben Tag. Nachts werden offene geparkte Bons gelöscht und stehen am Folgetag nicht mehr zur Verfügung.

 

hmtoggle_plus1Belege Nachdrucken

 

Rechnungen und Quittungen können jederzeit nachgedruckt werden (Beleg erhält automatisch Aufdruck 'Kopie').

 

Mit Rechnung suchen (F5) starten Sie die Suche nach dem zu druckenden Beleg. Es stehen diverse Suchparameter zur Verfügung:

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Nachdem der gewünschte Beleg gefunden und ausgewählt wurde, hat man die Wahl zwischen:

 

Drucken... (F10) und danach Rechnung nachdrucken (F10): damit wird der Beleg so nachgedruckt, wie er ursprünglich erstellt wurde (Bon bzw. Rechnung)
Übersicht (F1) und kann dann mit F10 wählen zwischen:
oDruck automatisch (Nachdruck wie original)
oDruck Kassenbon
oDruck Rechnung

  Nach Auswahl des Formats wählt man Nachdruck (F1) zum Drucken

 

Beispiel: Kassenbon als A4-Beleg nachdrucken

F5 Rechnung suchen - Beleg auswählen - F1 Übersicht - F10 Druck Rechnung auswählen - F1 Nachdruck -> Bon wird als A4-Beleg gedruckt mit Vermerk "Kopie"

 

i_blue_sm

Auf dem Beleg im Beispiel wird "Quittung" stehen und nicht "Rechnung". Entsprechen die Angaben auf dem Beleg den Vorschriften für Rechnungen (Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse)) ist es unerheblich, ob der Beleg Quittung oder Rechnung heißt.

 

 

Bei Kassenausgaben mittels Ausgabeartikeln lassen sich die zugehörigen Belege dem Vorgang zuweisen (per Scannen oder Einlesen von Dateien)

Vorraussetzung: V6-Fibu bzw. DATEV-Schnittstelle.

Details hierzu finden Sie im Kapitel Externe Belege zu Kassenausgaben archivieren