Kostenvoranschlag

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Vor der Vergabe eines Service-Auftrags wünscht der Kunde oft einen Kostenvoranschlag (KVA) bzw. nur, falls die Reparaturkosten einen best. Wert überschreiten. Die Höhe des KVA entscheidet dann über die endgültige Vergabe des Auftrags.

 

Es gilt also zu unterscheiden, ob überhaupt ein KVA erstellt werden soll und wenn ja, in welcher Form und ab welchem Betrag.

 

hmtoggle_plus1KVA-Form

 

Ist vom Kunden ein Kostenvoranschlag (KVA) erwünscht, legen Sie zuerst fest, wie der Kunde über den KVA informiert werden soll. Zur Auswahl stehen:

 

123EE-KVA-erwuenscht

 

Die Unterschiede beider Varianten finden sich unten bei KVA-Erstellung.

 

Reparaturbetrag

 

Im Eingabefeld "ab:" tragen Sie ein, ab welchem Betrag ein KVA vom Kunden gewünscht wird. Der Betrag in diesem Feld dient zur Info und hat sonst keine Auswirkung auf die Bearbeitung.

Das Feld "Betrag" im KVA-Bereich des Gerätes wird nach dem Druck automatisch mit dem Wert des KVA gefüllt (nur bei schriftlichem KVA s.u.)

 

 

 

Für den KVA "Status" gibt es vier Zustände:

 

123EE-KVA-Status

 

Den Status legt der Benutzer selbst fest. Mit einer Ausnahme: Nach der schriftlichen Erstellung eines KVA wird der Status automatisch auf "noch nicht akzeptiert" gestellt.

 

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Solange der Status eines KVA auf "noch nicht akzeptiert" steht, kann keine Rechnung für den Service-Auftrag erstellt werden. V6 meldet in diesem Fall:

Serviceauftrag kann nicht abgeschlossen werden. KVA wurde noch nicht akzeptiert.

 

 

 

hmtoggle_plus1KVA-Erstellung:

 

Hier gilt nun zu unterscheiden, welche Form des KVA gewählt wurde.

 

Bei schriftlichem KVA (es wurde 'Ja - schriftlich' ausgewählt)

Nach dem Erfassen des Gerätes und der Auftragspositionen wählen Sie Drucken (F10). Mit KVA drucken (F9) können Sie den vorhandenen Auftrag nun als Kostenvoranschlag drucken (entsprechender Vermerk im Auftragsformular).

 

Das Feld "Betrag" im KVA-Bereich des Gerätes wird nach dem Druck automatisch mit dem Wert des KVA gefüllt. Der Status wird auf "noch nicht akzeptiert" gestellt:

 

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KVA nach erfolgtem Ausdruck

 

Senden Sie dann den KVA dem Kunden zu. Akzeptiert der Kunde den KVA, ändern Sie den Status auf "akzeptiert". Die Rechnung kann erstellt werden.

 

Bei mündlichem KVA:

Nach Erfassen der Auftragspositionen teilen Sie dem Kunden die Höhe der Kosten mit. Diese füllen Sie zudem manuell ins Feld "Betrag" im KVA-Bereich des Gerätes, um die mit dem Kunden vereinbarten Kosten zu dokumentieren. Den Status ändern Sie je nach Aussage des Kunden auf "noch nicht akzeptiert", bzw. auf "akzeptiert". Akzeptiert der Kunde den KVA, kann die Rechnung erstellt werden.

 

 

hmtoggle_plus1KVA-Ablehnung:

 

Wenn der Kunde den Kostenvoranschlag nicht akzeptiert, kann davon ausgegangen werden, dass die Reparatur nicht erfolgen soll. Wird der KVA auf den Status "abgelehnt" gestellt, werden alle Positionen des Service-Auftrags storniert. Nach Buchen des Stornos ist der Service-Auftrag erledigt; Änderungen sind nicht mehr möglich. Sollte es sich der Kunde doch anders überlegt haben und dem KVA zustimmen, muss ein neuer Service-Auftrag erstellt werden.

 

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Faktura trotz Ablehnung: Ein stornierter Service-Auftrag kann nicht fakturiert werden. Eventuell soll dem Kunden aber der erbrachte Aufwand berechnet werden. Hierfür kann im System Setup Register 'Artikel 1/2' bei 'KVA-Pauschale' ein Sammel- bzw. Lohnartikel hinterlegt werden, der beim Ablehnen des KVA automatisch dem Auftrag hinzugefügt wird. Damit lässt sich der Auftrag fakturieren.