Vor dem Erfassen eines Kunden, kann es sinnvoll sein zu prüfen, ob der Kunde schon angelegt ist. Vorhandene Kunden können mittels Name (Nach- und Vorname), Straße, PLZ und Ort gesucht werden, bzw. auch über die Eingabe einer Kundenkartennummer, falls vorhanden. Siehe Kundensuche.
Um vor dem Erfassen automatisch nach bereits vorhandenen Kunden zu suchen, kann die Doublettenprüfung aktiviert werden. Hierzu wenden Sie sich bitte an die Hotline von Stein Software.
Wenn Sie die vollintegrierte V6-Finanzbuchhaltung nutzen, dann können Sie das entsprechende Debitoren-Fibu-Konto mit Strg + F1 anlegen.
Um einen neuen Kunden anzulegen, wählen Sie Erfassen (F4) .
Wählen Sie Nächste Freie (F2), um sich vom Programm die nächste freie Kundennummer suchen zu lassen, oder tragen Sie die gewünschte neue Kundennummer ein und bestätigen Sie mit OK (F1).
Diese Abfrage kann ausgeblendet werden, wenn im System Setup festgelegt wird, dass automatisch immer die nächste freie Kundennummer genommen werden soll.
Erfassungsmaske für Kunden
Es öffnet sich eine leere Kundeneingabemaske, in der Sie entsprechende Daten eingeben können.
Im Register "Anschrift" erfassen Sie die Namens-, Adress- und Kommunikationsdaten. Für Privatkunden reichen hier entsprechende Adressdaten (Name, Strasse usw.).
Sobald Sie den Namen erfasst haben, erscheint hinter den Namenszeilen ein Briefsymbol:
Mit diesem Briefsymbol lassen sich Vorlagen aufrufen. Hinweise zum Erstellen dieser Vorlagen finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Vorlagen.
In den Bildschirmparametern (siehe Interne Anschriftenauswahl) lässt sich einstellen, dass nach Eingabe der PLZ vorhandene Adressen zu dieser PLZ als Eingabevoschlag erscheinen.
Überprüfung Telefonnummereingabe
In den meisten Bereichen von V6 ist es Standard, dass die Telefonnummer überprüft wird. Wird eine Nummer eingetragen, wird beim Speichern die Schreibweise überprüft! Sie können z.B. 0831-522050 eintragen und V6 korrigiert dies auf die einheitliche, internationale Schreibweise +49(831)522050. Auf diese Weise können Sie Ihre Daten auf ein einheitliches Format bringen!
Der Kunde kann einer Kundengruppe zugewiesen werden
Kreditlimit
Steuert bis zu welchem Betrag der Kunde auf Rechnung/Lieferschein kaufen darf. Man kann damit auch festlegen, dass der Kunde nur über Barverkauf einkaufen kann.
Beispiele:
Eingabewert Kreditlimit
Auswirkung
-1
Kunde ist gesperrt. Keinerlei Verkauf möglich. Keine Angebots-/Auftragserstellung möglich
1
Rechnung/Lieferschein nur bis zu 1 € möglich -> faktisch wird dadurch der Kunde auf Barverkaufeingeschränkt, da so niedrige Rechnungen i.d.R. nicht vorkommen. Angebots-/Auftragserstellung mit Summe > 1 € ist möglich (Bezahlung muss dann aber bar erfolgen).
250
Rechnungen/Lieferscheine nur bis 250 €.
0
keinerlei Einschränkungen
Wird ein Kreditlimit gesetzt und dieses bei der Rechnungs-/Lieferscheinerstellung überschritten, erfolgt die Meldung:
"Der Kunde hat ein Kreditlimit in Höhe von <eingestelltes Limit>"
Die Rechnung/der Lieferschein kann nicht erstellt werden.
Rabatt
Der hinterlegte Rabatt wird dem Kunden in den Verkaufsvorgängen automatisch vom Betrag abgezogen.
Dieser Rabatt gilt allerdings nur, wenn für den Artikel kein Sonderpreis bzw. kein Rabatt auf Warengruppen-Ebene festgelegt wurde.
Vertreter
Die Auswahl eines Vertreters hat zur Folge, dass bei Verkaufsvorgängen für diesen Kunden, der Sachbearbeiter/Verkäufer mit dem ausgewählten Vertreter ersetzt wird.
Newsletter/Mailing
Durch Setzen der Schalter "Newsletter" und "Mailing" wird bestimmt, ob der Kunde für solche Zwecke ausgewählt werden kann. Im System Setup kann festlegt werden, dass diese Schalter beim Erfassen neuer Kunden automatisch aktiviert sind.
Die Aktivierung eines der beiden Kontrollkästchen (Nato-Mitarbeiter,Lieferung in Drittland) bewirkt, dass beim Verkauf auf Netto-Belege umgestellt werden kann. Bei der Belegerstellung erscheint nochmal eine Kontrollabfrage. Siehe hierzu auch das die Kapitel Steuerfreie Umsätze und Verbuchung von Steuern.
Mahnsperre
OP des Kunden werden zwar gegebenenfalls in einen Mahnlauf aufgenommen; dort aber als ausgeschlossen markiert. Das kann im Mahnlauf selbst nochmal geändert werden.
Hier tragen Sie die Bankverbindung des Kunden ein. Mit kommen Sie in die Bankenverwaltung zum Auswählen der Bank. In der Bankenverwaltung wird auch der BIC/Swiftcode hinterlegt. Der BIC wird nach Auswahl einer Bank hier im Kunden im Feld Swiftcode nur angezeigt.
Sobald Sie eine IBAN eingetragen haben, können Sie mit einem Doppelklick auf das IBAN-Feld eine IBAN-Prüfung durchführen. Geprüft wird, ob die IBAN den Gültigkeitsregeln entspricht.
Die "Zahlungsart" spielt eine Rolle bei angeschlossener V6-Fibu. Bei Zahlungsläufen in V6-Fibu können Kunden nach Zahlungsarten selektiert werden.
Über die Zahlungsart 'Bankeinzug' kann zum einen gesteuert werden, dass der Kunde (bei angeschlossener V6-Fibu) für Lastschriftläufe auswählbar ist und zum anderen, dass auf der Rechnung die SEPA-Mandat-Informationen gedruckt werden. Siehe hierzu das Register SEPA-Mandate.
Der im Feld "Zahlungsbedingungen" eingestellte Skontoschlüssel wird automatisch bei Rechnungen angewandt. Skontoschlüssel können direkt hier, als auch über Kundenskonti (F9), definiert werden.
Dieses Register ist über das Personal-Zugriffsrecht „SEPA-Mandate" gesteuert und wird erst sichtbar, nachdem das Recht gesetzt wurde.
Nach Wechsel in das Register, ändert sich die Tastenbelegung von F2-F4.
Mit Mandat erfassen (F4) öffnet sich die Erfassungsmaske für SEPA-Mandate:
Mandatsreferenz-Nummer
setzt sich aus der V6-Kundennummer sowie einer fortlaufenden Nummer zusammen, z.B. 10467-1. Bei Bedarf kann diese auch selbst gewählt werden über MandatsNr eingeben (F6). Die Mandatsrefernznummer muss eindeutig sein.
BIC/IBAN
Werden aus den Bankdaten übernommen, die im Register Bankverbindung hinterlegt sind.
Lastschriftentyp
Auswahl zwischen SEPA-Basislastschrift (Privatkunden) oder SEPA-Firmenlastschrift (Firmenkunden)
Gültig ab
ab wann das Mandat gelten soll
Bemerkung
freies Textfeld für Notizen
gesperrt
bei Verlust der Gültigkeit, (z.B. Entzug des Mandats oder auch Änderung der Bankverbindung) kann das Mandat auf gesperrt gesetzt werden
Bewegungen zum Lastschriftmandat werden gespeichert und sind über Ändern (F2) und Bewegungen (F5) abrufbar.
Auswirkungen auf Faktura
Erstellen Sie künftig eine Rechnung, so wird geprüft, ob beim Kunden im Register Bankverbindung die Zahlungsart „Bankeinzug" gesetzt sowie ein gültiges SEPA-Lastschrift-Mandat vorhanden ist. Auf Wunsch kann das SEPA-Mandat dann auf Ihrem Faktura-Formular angedruckt werden. Hierzu melden Sie sich bitte beim Stein Support.
Im Register "Gewerbeinfos" können Sie Firmenkunden-Daten erfassen.
Für FIBU-Benutzer. Die Umsatzsteuer-Ident-Nummer sollte in folgendem Format eingetragen werden: Ersten zwei Stellen sind die Länderidentifikation, dann 9-13 Stellen alphanumerisch, keine Leerzeichen, keine Sonderzeichen. Beispiel: BE403207026
Mit Auswahl des Registers "Zusatzanschriften" aktivieren Sie automatisch die Funktionstasten F2 - F4.
Nach Auswahl von Anschrift erfassen (F4) öffnet Sich die Eingabemaske:
Mit dem Feld "Typ" legen Sie fest, ob es sich bei der Anschrift um eine Liefer- oder Rechnungsanschrift handelt. V6 verwendet dann diese Anschriften beim Erstellen von Rechnungen bzw. Lieferscheinen und nicht die im Register "Anschrift" hinterlegte.
Wenn Sie beim Schreiben von Rechnungen bzw. Lieferscheinen die Adresse erst auswählen wollen, empfiehlt es sich, die im Register "Anschrift" hinterlegte auch als Zusatzanschrift einzutragen.
Unter dem Register "Bemerkung" können Sie individuelle Informationen zum Kunden hinterlegen, z. B. ob der Kunde Interesse an Kochkursen hat, ob er einen modernen, designorientierten Geschmack hat oder gerne Einladungen zu Produktpräsentationen bekommt.
Diese Einträge können über Auswertungen für Mailings abgerufen werden.
Dieses Register erscheint nur, wenn Sie vor V6 mit WINHandel gearbeitet haben.
Sie haben hier die Möglichkeit die Verkaufs- bzw. Reparatur-Historie aus WINHandel einzusehen, falls eine Datenübernahme beim Wechsel von WINHandel zu V6 vereinbart wurde.
Mit der Auswahl "Lager-Infos aus WINHandel" wird die Verkaufs-Historie für den Kunden aufgelistet.
Mit der Auswahl von "Werkstatt-Infos aus WINHandel" wird die Reparatur-Historie für den Kunden aufgelistet.
Die angezeigten Daten können nicht bearbeitet werden.
Mit Auswahl des Registers "Kundenkarte" aktivieren Sie automatisch die Funktionstasten F2 - F4.
Mit Auswahl von Kk-Nummer Erfassen (F4) öffnet sich die Eingabezeile
Mit öffnet sich die Auswahlliste der Kundenkarten
Sie können Kundenkarten mittels KK-Nummer oder Name auswählen.
Tipp: An der Kasse kann mit dem Suchkürzel "#" nach Kundenkarten gesucht werden.
Neuanlage
Sind noch keine Kundenkarten erfasst, wählen Sie Erfassen (F4)
V6 bietet Ihnen die Möglichkeit eigene Kundenkarten-Nummern zu verwenden oder die NächsteFreie (F2)
Erfassen Sie hier die Bezeichnung der Kundenkarte und schließen den Vorgang ab mit Speichern (F1).
Die Bezeichnung kann frei gewählt werden ebenso die Kartennummer. Es findet keine Prüfung statt, ob eine Nummer mehrfach vergeben wurde. Stellen Sie deshalb eine eindeutige Nummernvergabe seitens des Kundenkartenherstellers sicher.
Alte Umsätze übernehmen
Eventuell sollen Umsätze aus alten Sammelsystemen auf die neue Kundenkarte übertragen werden. Dazu dienen die beiden Spalten "GültigAb" und "Anfangsbestand". Hier kann zum einen der Wert aus dem alten System eingetragen werden und es wird festgelegt, ab welchem Datum dieser Wert für die Umsatz-Bonus-Berechnung gerechnet wird.
Dieses Register ist nicht im Standard-V6 vorhanden. Bei Bedarf kann es über die Hotline von Stein Software beantragt werden.
Mit dieser Funktion können kundenspezifische Artikel-Nummern vergeben werden.
Wird der Kunde in Verkaufsvorgängen ausgewählt, kann mit dem Eingabekürzel "/" nach diesen Nummern gesucht werden kann.
Nach Auswahl des Registers "Artikel-Nummern" verändert sich die Belegung der Funktionstasten F2-F4:
Mit Artikel erfassen (F4) öffnet sich eine Eingabezeile. In der Spalte "Artikel" wird der Artikel ausgewählt, für den eine kundenspezifische Artikelnummer benötigt wird. Diese wird in die Spalte "Artikelnummer" eingetragen.
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