Kunde Ändern/Erfassen

F3 Kunden  -  F2/F4 Ändern/Erfassen

 

 

Vor dem Erfassen eines Kunden, kann es sinnvoll sein zu prüfen, ob der Kunde schon angelegt ist. Vorhandene Kunden können mittels Name (Nach- und Vorname), Straße, PLZ und Ort gesucht werden, bzw. auch über die Eingabe einer Kundenkartennummer, falls vorhanden. Siehe Kundensuche.

 

Um vor dem Erfassen automatisch nach bereits vorhandenen Kunden zu suchen, kann die Doublettenprüfung aktiviert werden. Hierzu wenden Sie sich bitte an die Hotline von Stein Software.

 

Wenn Sie die vollintegrierte V6-Finanzbuchhaltung nutzen, dann können Sie das entsprechende Debitoren-Fibu-Konto mit Strg + F1 anlegen.

 

hmtoggle_plus1Kunden erfassen

 

Um einen neuen Kunden anzulegen, wählen Sie Erfassen (F4) .

 

34

 

Wählen Sie Nächste Freie (F2), um sich vom Programm die nächste freie Kundennummer suchen zu lassen, oder tragen Sie die gewünschte neue Kundennummer ein und bestätigen Sie mit OK (F1).

 

i_blue_sm

Diese Abfrage kann ausgeblendet werden, wenn im System Setup festgelegt wird, dass automatisch immer die nächste freie Kundennummer genommen werden soll.

 

Klicken zum Vergrößern !
Erfassungsmaske für Kunden

Es öffnet sich eine leere Kundeneingabemaske, in der Sie entsprechende Daten eingeben können.

 

 

Im System Setup kann festgelegt werden, welche Felder des Kunden gefüllt werden müssen:

 

Klicken zum Vergrößern !
Pflichtfelder festlegen im System Setup

 

Das Feld "Nachname" ist immer Pflicht.

 

 

 

Dabei gliedern sich die Kundendaten in die Bereiche (Register):

 

 

Im Register "Anschrift" erfassen Sie die Namens-, Adress- und Kommunikationsdaten.  Für Privatkunden reichen hier entsprechende Adressdaten (Name, Strasse usw.).

 

Sobald Sie den Namen erfasst haben, erscheint hinter den Namenszeilen ein Briefsymbol:

 

namenszeile_mit_briefsymbol

 

Mit diesem Briefsymbol lassen sich Vorlagen aufrufen. Hinweise zum Erstellen dieser Vorlagen finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Vorlagen.

 

In den Bildschirmparametern (siehe Interne Anschriftenauswahl) lässt sich einstellen, dass nach Eingabe der PLZ vorhandene Adressen zu dieser PLZ als Eingabevoschlag erscheinen.

 

Überprüfung Telefonnummereingabe
In den meisten Bereichen von V6 ist  es Standard, dass die Telefonnummer überprüft wird. Wird eine Nummer eingetragen, wird beim Speichern die Schreibweise überprüft! Sie können z.B. 0831-522050 eintragen und V6 korrigiert dies auf die einheitliche, internationale Schreibweise +49(831)522050. Auf diese Weise können Sie Ihre Daten auf ein einheitliches Format bringen!

 

 

342-Zusatzdaten

 

Kundengruppe

Der Kunde kann einer Kundengruppe zugewiesen werden

 

Kreditlimit

Steuert bis zu welchem Betrag der Kunde auf Rechnung/Lieferschein kaufen darf. Man kann damit auch festlegen, dass der Kunde nur über Barverkauf einkaufen kann.

Beispiele:

Eingabewert Kreditlimit

Auswirkung

-1

Kunde ist gesperrt. Keinerlei Verkauf möglich. Keine Angebots-/Auftragserstellung möglich

1

Rechnung/Lieferschein nur bis zu 1 € möglich -> faktisch wird dadurch der Kunde auf Barverkauf eingeschränkt, da so niedrige Rechnungen i.d.R. nicht vorkommen. Angebots-/Auftragserstellung mit Summe > 1 € ist möglich (Bezahlung muss dann aber bar erfolgen).

250

Rechnungen/Lieferscheine nur bis 250 €.

0

keinerlei Einschränkungen

 

Wird ein Kreditlimit gesetzt und dieses bei der Rechnungs-/Lieferscheinerstellung überschritten, erfolgt die Meldung:

"Der Kunde hat ein Kreditlimit in Höhe von <eingestelltes Limit>"

Die Rechnung/der Lieferschein kann nicht erstellt werden.

 

Rabatt

Der hinterlegte Rabatt wird dem Kunden in den Verkaufsvorgängen automatisch vom Betrag abgezogen.

i_blue_sm

Dieser Rabatt gilt allerdings nur, wenn für den Artikel kein Sonderpreis bzw. kein Rabatt auf Warengruppen-Ebene festgelegt wurde.

 

Vertreter

Die Auswahl eines Vertreters  hat zur Folge, dass bei Verkaufsvorgängen für diesen Kunden, der Sachbearbeiter/Verkäufer mit dem ausgewählten Vertreter ersetzt wird.

 

Newsletter/Mailing

Durch Setzen der Schalter "Newsletter" und "Mailing" wird bestimmt, ob der Kunde für solche Zwecke ausgewählt werden kann. Im System Setup kann festlegt werden, dass diese Schalter beim Erfassen neuer Kunden automatisch aktiviert sind.

 

Sammelrechnung

Ermöglicht das Erstellen von Sammelrechnungen

 

Steuerfreier Verkauf

Die Aktivierung eines der beiden Kontrollkästchen (Nato-Mitarbeiter,Lieferung in Drittland) bewirkt, dass beim Verkauf auf Netto-Belege umgestellt werden kann. Bei der Belegerstellung erscheint nochmal eine Kontrollabfrage. Siehe hierzu auch das die Kapitel Steuerfreie Umsätze und Verbuchung von Steuern.

 

Mahnsperre

OP des Kunden werden zwar gegebenenfalls in einen Mahnlauf aufgenommen; dort aber als ausgeschlossen markiert. Das kann im Mahnlauf selbst nochmal geändert werden.

 

342-Bankverbindung

 

Hier tragen Sie die Bankverbindung des Kunden ein. Mit Weiter-button-Doppelpfeil kommen Sie in die Bankenverwaltung zum Auswählen der Bank. In der Bankenverwaltung wird auch der BIC/Swiftcode hinterlegt. Der BIC wird nach Auswahl einer Bank hier im Kunden im Feld Swiftcode nur angezeigt.

Sobald Sie eine IBAN eingetragen haben, können Sie mit einem Doppelklick auf das IBAN-Feld eine IBAN-Prüfung durchführen. Geprüft wird, ob die IBAN den Gültigkeitsregeln entspricht.

 

Die "Zahlungsart" spielt eine Rolle bei angeschlossener V6-Fibu. Bei Zahlungsläufen in V6-Fibu können Kunden nach Zahlungsarten selektiert werden.

 

i_blue_sm

Über die Zahlungsart 'Bankeinzug' kann zum einen gesteuert werden, dass der Kunde (bei angeschlossener V6-Fibu)  für Lastschriftläufe auswählbar ist und zum anderen, dass auf der Rechnung die SEPA-Mandat-Informationen gedruckt werden. Siehe hierzu das Register SEPA-Mandate.

 

 

Der im Feld "Zahlungsbedingungen" eingestellte Skontoschlüssel wird automatisch bei Rechnungen angewandt. Skontoschlüssel können direkt hier, als auch über Kundenskonti (F9), definiert werden.

 

 

Dieses Register ist über das Personal-Zugriffsrecht „SEPA-Mandate" gesteuert und wird erst sichtbar, nachdem das Recht gesetzt wurde.

 

Nach Wechsel in das Register, ändert sich die Tastenbelegung von F2-F4.

Mit Mandat erfassen (F4) öffnet sich die Erfassungsmaske für SEPA-Mandate:

 

Klicken zum Vergrößern !

 

Mandatsreferenz-Nummer

setzt sich aus der V6-Kundennummer sowie einer fortlaufenden Nummer zusammen, z.B. 10467-1. Bei Bedarf kann diese auch selbst gewählt werden über MandatsNr eingeben (F6). Die Mandatsrefernznummer muss eindeutig sein.

 

BIC/IBAN

Werden aus den Bankdaten übernommen, die im Register Bankverbindung hinterlegt sind.

 

Lastschriftentyp

Auswahl zwischen SEPA-Basislastschrift (Privatkunden) oder SEPA-Firmenlastschrift (Firmenkunden)

 

Gültig ab

ab wann das Mandat gelten soll

 

Bemerkung

freies Textfeld für Notizen

 

gesperrt

bei Verlust der Gültigkeit, (z.B. Entzug des Mandats oder auch Änderung der Bankverbindung) kann das Mandat auf gesperrt gesetzt werden

 

Bewegungen zum Lastschriftmandat werden gespeichert und sind über Ändern (F2) und Bewegungen (F5) abrufbar.
 

Auswirkungen auf Faktura

 
Erstellen Sie künftig eine Rechnung, so wird geprüft, ob beim Kunden im Register Bankverbindung die Zahlungsart „Bankeinzug" gesetzt sowie ein gültiges SEPA-Lastschrift-Mandat vorhanden ist. Auf Wunsch kann das SEPA-Mandat dann auf Ihrem Faktura-Formular angedruckt werden. Hierzu melden Sie sich bitte beim Stein Support.

 

 

342-Gewerbeinfos

 

Im Register "Gewerbeinfos" können Sie  Firmenkunden-Daten erfassen.

 

ex_red_sm

Für FIBU-Benutzer. Die Umsatzsteuer-Ident-Nummer sollte in folgendem Format eingetragen werden: Ersten zwei Stellen sind die Länderidentifikation, dann 9-13 Stellen alphanumerisch, keine Leerzeichen, keine Sonderzeichen. Beispiel: BE403207026

 

 

342-Zusatzanschriften

 

Mit Auswahl des Registers "Zusatzanschriften" aktivieren Sie automatisch die Funktionstasten F2 - F4.

Nach Auswahl von Anschrift erfassen (F4) öffnet Sich die Eingabemaske:

 

342-Zusatzanschrift-4

 

 

i_blue_sm

Mit dem Feld "Typ" legen Sie fest, ob es sich bei der Anschrift um eine Liefer- oder Rechnungsanschrift handelt. V6 verwendet dann diese Anschriften beim Erstellen von Rechnungen bzw. Lieferscheinen und nicht die im Register "Anschrift" hinterlegte.

Wenn Sie beim Schreiben von Rechnungen bzw. Lieferscheinen die Adresse erst auswählen wollen, empfiehlt es sich, die im Register "Anschrift" hinterlegte auch als Zusatzanschrift einzutragen.

 

 

342-Bermerkung

 

Unter dem Register "Bemerkung" können Sie individuelle Informationen zum Kunden hinterlegen, z. B. ob der Kunde Interesse an Kochkursen hat, ob er einen modernen, designorientierten Geschmack hat oder gerne Einladungen zu Produktpräsentationen bekommt.

 

Diese Einträge können über Auswertungen für Mailings abgerufen werden.

 

 

Dieses Register erscheint nur, wenn Sie vor V6 mit WINHandel gearbeitet haben.

Sie haben hier die Möglichkeit die Verkaufs- bzw. Reparatur-Historie aus WINHandel einzusehen, falls eine Datenübernahme beim Wechsel von WINHandel zu V6 vereinbart wurde.

 

342-Winhandel-Lager

 

Mit der Auswahl "Lager-Infos aus WINHandel" wird die Verkaufs-Historie für den Kunden aufgelistet.

 

342-Winhandel-Werkstatt

 

Mit der Auswahl von "Werkstatt-Infos aus WINHandel" wird die Reparatur-Historie für den Kunden aufgelistet.

 

Die angezeigten Daten können nicht bearbeitet werden.

 

 

342-Kundenkarte

 

Mit Auswahl des Registers "Kundenkarte" aktivieren Sie automatisch die Funktionstasten F2 - F4.

Mit Auswahl von Kk-Nummer Erfassen (F4) öffnet sich die Eingabezeile

 

342-Kundenkarte-4

 

Mit Weiter-button-Doppelpfeil öffnet sich die Auswahlliste der Kundenkarten

 

342-Kundenkarte-4-E

 

Sie können Kundenkarten mittels KK-Nummer oder Name auswählen.

 

Tipp: An der Kasse kann mit dem Suchkürzel "#" nach Kundenkarten gesucht werden.

 

Neuanlage

 

Sind noch keine Kundenkarten erfasst, wählen Sie Erfassen (F4)

 

342-Kundenkarte-44

 

V6 bietet Ihnen die Möglichkeit eigene Kundenkarten-Nummern zu verwenden oder die Nächste Freie (F2)

 

342-Kundenkarte-442

 

Erfassen Sie hier die Bezeichnung der Kundenkarte und schließen den Vorgang ab mit Speichern (F1).

 

i_blue_sm

Die Bezeichnung kann frei gewählt werden ebenso die Kartennummer. Es findet keine Prüfung statt, ob eine Nummer mehrfach vergeben wurde. Stellen Sie deshalb eine eindeutige Nummernvergabe seitens des Kundenkartenherstellers sicher.

 

Alte Umsätze übernehmen

 

342-Kundenkarte-442E

 

Eventuell sollen Umsätze aus alten Sammelsystemen auf die neue Kundenkarte übertragen werden. Dazu dienen die beiden Spalten "GültigAb" und "Anfangsbestand". Hier kann zum einen der Wert aus dem alten System eingetragen werden und es wird festgelegt, ab welchem Datum dieser Wert für die Umsatz-Bonus-Berechnung gerechnet wird.

 

 

Diese Funktionalität von V6 erlaubt es dem Benutzer, eigene Eingabefelder zu erzeugen. Siehe dazu das Kapitel Dynamische Eigenschaften.

 

 

Dieses Register ist nicht im Standard-V6 vorhanden. Bei Bedarf kann es über die Hotline von Stein Software beantragt werden.

Mit dieser Funktion können kundenspezifische Artikel-Nummern vergeben werden.

Wird der Kunde in Verkaufsvorgängen ausgewählt, kann mit dem Eingabekürzel "/" nach diesen Nummern gesucht werden kann.

 

Nach Auswahl des Registers "Artikel-Nummern" verändert sich die Belegung der Funktionstasten F2-F4:

 

342-Artikel-Nummern

 

Mit Artikel erfassen (F4) öffnet sich eine Eingabezeile. In der Spalte "Artikel" wird der Artikel ausgewählt, für den eine kundenspezifische Artikelnummer benötigt wird. Diese wird in die Spalte "Artikelnummer" eingetragen.

 

 

 

 

hmtoggle_plus1Weitere Kundendaten (F2/F4 und F5 - F11)

 

Mit Auswahl von Offen Posten (F5) lassen sich die OP des Kunden anzeigen.

 

Mit Auswahl von Kaufhistorie (F6) lassen sich alle Artikel anzeigen, die der Kunde gekauft bzw. bestellt hat.

 

Mit Auswahl von Sonderpreise (F7) können für den Kunden Artikelpreise verändert werden.

 

Mit Auswahl von Drucken (F8) können Sie Kundenlisten, Adressetiketten und Kundenkarten drucken.

 

Mit Auswahl von Kunden Rabatte (F9) können Sie Rabatte für Warengruppen vergeben.

 

Mit Auswahl von Ansprechpartner (F10) können dem Kunden (gerade bei Firmenkunden interessant) zusätzlich Ansprechpartner hinterlegt werden.

 

Mit Auswahl von Korrespondenz (F11) kann die beim Kunden anfallende Korrespondenz hinterlegt und daher jederzeit eingesehen werden.