F3 Kunden  -  STRG+d  Kunden zusammenführen

In einer großen Kundenbasis läßt es sich kaum vermeiden, dass einzelne Kunden mehrfach erfasst wurden bzw. dass der selbe Kunde mit unterschiedlichen Namen vorhanden ist. Zur Bereinigung solcher Fälle in der Kundenbasis steht die Funktion Kunden zusammenführen bereit.

 

Zusammenführen bedeutet, dass aus zwei Kundeneinträgen ein einziger Eintrag gemacht werden soll. Dabei wird ein Kunde als Referenz gewählt, auf den die Verweise des zu löschenden Kunden übertragen werden. Eventuell wird der Referenz-Kunde zudem um Daten aus dem zu löschenden Kunden ergänzt/aktualisiert.

 

 

Mit der Tastenkombination STRG+d im Menü Kunden (F3) wird das Zusammenführen von Kunden gestartet:

 

 

Bei 'Alter Kunde' wird derjenige Kunde ausgewählt, der aus dem Stamm entfernt werden soll. Bei 'Bleibender Kunde' wird derjenige Kunde ausgewählt, der im Stamm verbleiben soll und Verweise/Merkmale des alten Kunden aufnimmt.

 

Ausschlußkriterien

 

Folgende Kriterien lassen ein Zusammenführen von Kunden nicht zu:

•der zu löschende Kunde ist als Debitor in der Fibu (auch Datev, Dia) vorhanden

•der zu löschende Kunde hat noch (nicht erledigte) offene Posten

•der zu löschende Kunde hat Kunden-Rabatte hinterlegt

•der zu löschende Kunde hat Sonder-Preise hinterlegt

•der zu löschende Kunde hat dynamische Eigenschaften

 

Ein Zusammenführen kann nur nach vorheriger Umstellung dieser Parameter erfolgen. So kann z.B. ein Sonder-Preis beim bleibenden Kunden ergänzt und dann beim zu löschenden Kunden entfernt werden. Danach wäre ein Zusammenführen möglich.

 

Wurde bei 'Alter Kunde' ein Kunde ausgewählt mit Parametern, die das Zusammenführen ausschließen, erfolgt beim Versuch den bleibenden Kunden auszuwählen eine entsprechende Meldung:

 

 

 

Zusammenführen

 

Nach Auswahl von 'Alter Kunde' zeigt V6 wie viele Verweise bei diesem Kunden vorhanden sind. Ein Klick auf neben 'Verweise' bzw. 'Objekte' zeigt die Art der Verweise an:

 

 

Das Beispiel zeigt, dass für den ausgewählten Kunden 3 Verweise zu Aufträgen (auch bereits erledigte), 1 Verweis zu Rechnungen und 1 Verweis zu Verkaufs-Protokollen vorhanden sind.

Nach erfolgreicher Zusammenführung werden diese Verweise auf den bleibenden Kunden übertragen.

 

Im nächsten Schritt wird der bleibende Kunde ausgewählt:

 

 

Auch hier zeigt V6 Zahl und Art der Verweise des Kunden. Mit der Taste daneben können wieder Details aufgelistet werden.

 

Mit Alter Kunde (F5) und Bleibender Kunde (F9) kann für die ausgewählten Kunden der Stamm-Eintrag aufgerufen werden, um weitere Informationen einzusehen oder Änderungen vor dem Zusammenführen vorzunehmen.

 

Nach Zusammenführen (F1) werden alle Felder aufgelistet, bei denen zwischen altem und bleibendem Kunden Differenzen bestehen:

 

 

Mit den Kontrollkästchen der Spalte 'Übernehmen' lässt sich steuern, welcher Feldwert im bleibenden Kunden gelten soll: ein Häkchen bei Übernehmen überschreibt den Feldwert des bleibenden Kunden mit dem des alten Kunden.

Als Voreinstellung ist die Übernahme nicht aktiviert.

Mit F9 bzw. F10 können alle Kontrollkästchen auf einmal aktiviert bzw. deaktiviert werden.

 

 

Nach OK (F1) erfolgt die Meldung, welche Werte des alten Kunden übernommen werden (falls eine Übernahme aktiviert wurde):

 

 

Nach Ja (F1) erfolgt eine weitere Bestätigungsabfrage:

 

 

Diese mehrfache Bestätigung dient der Absicherung, da das Löschen des alten Kunden nicht rückgängig gemacht werden kann.

 

Nach Eingabe von 'Okay' (Groß-/Kleinschreibung beachten!)  und OK (F1) werden die Kunden zusammengeführt:

 

 

Es erfolgt die Meldung "Die Kunden wurden zusammengeführt" und der alte Kunde wurde gelöscht.

 

Kontrolle

 

Über die System-Info des bleibenden Kunden kann nach dem Zusammenführen kontrolliert werden, welche(r) Kunde(n) übertragen wurde(n). Zur System-Info gelangt man durch Auswahl des Kunden in der Kundenliste und rechte Maustaste oder STRG+i:

 

 

Es werden alle Kunden aufgelistet, die mit dem ausgewählten Kunden zusammengeführt wurden:

 

 

Mit Doppelklick auf eine Zeile lassen sich Details der Zusammenführung einsehen: