Rechnungskontrolle

F7 Rechnungskontrolle

 

Die Rechnungskontrolle unterstützt Sie beim Prüfen eingegangener Lieferantenrechnungen.

Durch die Zuordnung des Wareneingangs zur Lieferantenrechnung können Sie feststellen, ob Abweichungen bestehen.

Nach der Überprüfung können Sie die Lieferantenrechnung erledigen.

 

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Im weiteren gilt zu unterscheiden zwischen Rechnung buchen und Rechnung erledigen: Die Rechnung stellt ja eine Forderung des Lieferanten dar, die erfüllt werden muss. Deswegen läßt V6 ein Verbuchen von Rechnungen jederzeit zu (bzw. je nach Einstellung der Rechnungskontrolle s.u.). Ein Erledigen von Rechnungen ist allerdings nur dann möglich, wenn die Rechnungskontrolle erfolgreich war und keine Abweichungen vorhanden sind (bzw. nur innerhalb definierter Toleranzgrenzen).

 

Vorgangsweise

 

Zuerst erfassen Sie die wichtigsten Daten aus der Lieferantenrechnung:

Filiale und Lieferant
Rechnungsnummer und -datum
Rechnungsbetrag

 

Dann weisen Sie der Rechnung die entsprechenden Wareneingänge zu. Liegt zwischen Wareneingang und Rechnung keine Abweichung vor, kann die Rechnung sofort verbucht und erledigt werden.

Ein Verbuchen der Rechnung ist auch ohne Zuweisen von Wareneingängen möglich.

 

Das Kapitel Rechnungskontrolle umfasst folgende Themen:

Einstellungen
Zusatzpositionen
Erfassen/Bearbeiten von Belegen

 

Einstellungen

 

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Register "Grundeinstellungen"

 

Hier legen Sie die Grundeinstellungen für die Rechnungskontrolle fest:

 

zulässige Abweichung zwischen Wareneingangssumme und Rechnungsbetrag
zulässiger Skontosatz
maximal mögliche Valuta

 

Liegt beim Erfassen der Rechnung einer dieser Werte außerhalb der Toleranzgrenzen, kann die Rechnung nicht erledigt werden.

 

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Es gibt eine Möglichkeit, auch Rechnungen erledigen zu können, deren Abweichung außerhalb der Toleranzgrenzen liegt. Dazu ist das Zugriffs-Recht "Reko-Administrator" notwendig (Ja/Nein-Recht). Zur Rechteverwaltung siehe Personal.

 

Zudem können Sie hier steuern, auf welche Weise Rechnungen abgearbeitet werden sollen:

 

Kontroll-Kästchen

Auswirkung

 

Kontrolleingabedialog aktivieren

Nach Erfassen der Rechnung und Wahl von Rechnung buchen (F2) werden die wichtigsten Daten zur Kontrolle nochmal abgefragt: Re.-Nr. und Datum sowie Re.-Betrag

 

Filial-übergreifende Belege zulassen

Ermöglicht die Bearbeitung von Belegen anderer Filialen als der, in die man eingeloggt ist. (Bei Nutzung der V6-Fibu ist die filial-übergreifende Bearbeitung nur möglich, wenn keine Kostenstellen verwendet werden).

 

Speichern von Belegen zulassen

Erlaubt, dass Rechnungen nicht in einem Schritt abgearbeitet werden müssen, sondern für ein späteres Bearbeiten gespeichert werden können.

 

Belege müssen sofort erledigt werden

Rechnung kann nicht gebucht werden, solange eine Abweichung außerhalb der Toleranzgrenze vorhanden ist. D.h. ein Verbuchen der Rechnung ohne zugewiesenem und kontrolliertem Wareneingang ist nicht möglich.

 

Pro Beleg muss eine Archivierungsnummer eingegeben werden

Ein zusätzliches Feld "Archivierungsnummer" steht zur Erfassung bereit und muss gefüllt werden.

Soll die Buchungsperiode geändert werden können

Nach Aktivierung kann das Buchungsdatum des Reko-Beleges auch abweichend vom aktuellen Monat sein.

Sollen die Wareneingänge aufsteigend nach dem EK-Datum sortiert werden?

Zum Sortieren der Wareneingänge beim Zuweisen von Lieferscheinen zur Rechnung/Gutschrift.

 

 

Gemäß der vorgenommen Einstellungen kann eine Rechnung drei verschiedene Status haben:

 

erfasst - Rechnung wurde zur spät. Weiterbearbeitung gespeichert
gebucht - Rechnung wurde gebucht  
erledigt - Rechnung wurde gebucht, WE wurde zugewiesen, keine Abweichung vorhanden

 

Register "Wareneingangsrechnungen"

 

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Hier hinterlegen Sie die Fibu-Konten für Wareneingänge (bei angeschlossener Fibu).

 

Zudem können Sie hier das Formular für Belastungen und dasjenige für den Kontrollbeleg auswählen.

 

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Einen Kontrollbeleg können Sie wie folgt drucken: In der Anzeigeliste der Reko-Belege wählen Sie die gewünschte Zeile aus. Dann benutzen Sie die rechte Maustaste und wählen aus

Kontrollbeleg drucken (NUR Differenzen)  - alternativ: STRG + K

Kontrollbeleg drucken (ALLE Positionen)   - alternativ: STRG + L

 

Kontrollbelege können erst nach Zuweisung eines Wareneingangs gedruckt werden.

 

Zusatzpositionen

 

Auf den Lieferanten-Rechnungen können Positionen erscheinen, die nicht unmittelbar zum Wareneingang gehören - z.B. Frachtkosten oder Zoll. Zu deren Erfassung werden Zusatzpositionen definiert, die dann mit dem entsprechenden Betrag dem Beleg hinzugefügt werden können.

 

Zur Erfassung gelangt man mit Rechnungskontrolle (F7) - Zusatzpositionen (F9):

 

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Mit Erfassen (F4) können Sie eigene Zusatzpositionen hinzufügen:

 

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Vergeben Sie eine Bezeichnung für die Zusatzpositionen und wählen Sie den Steuerschlüssel aus. "Abschlagsposition" wird aktiviert, wenn es sich um eine Zusatzposition handelt, die den Rechnungsbetrag mindert.

 

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Bei angeschlossener V6-Fibu sind die hier grau hinterlegten Felder aktiv. Dann muss für jede Zusatzposition das entsprechende Fibu-Konto eingetragen werden und eventuell eine Kostenstelle. (Das kann bedeuten, dass es z.B. mehrere Fracht-Zusatzpositionen gibt: für jeden MwSt-Satz eine.)

Über Zusatzpositionen können auch Rechnungspositionen verbucht werden, denen kein Wareneingang gegenübersteht (z.B. Waren zum Eigenbedarf). Wichtig ist die korrekte Zuweisung der Buchungskonten.

 

Siehe dazu auch das Kapitel Belege erfassen.