System Setup

F10 Verwaltung Basis  -  F10 System Setup

Im System Setup legen Sie einige grundlegende Einstellungen für Ihr V6 fest.

 

Zu den einzelnen Registern (ob in Ihrem V6 alle aufgeführten Register aktiv sind, hängt von Ihren Anforderungen ab. Im Bedarfsfall wenden Sie sich bitte an Stein Software):

 

hmtoggle_plus1Allgemein

 

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In diesem Register legen Sie fest, auf welcher Preisbasis V6 arbeiten soll, welche Provisionstabelle verwendet wird und welche Standardwährung.

 

Die Provisionstabelle kann selbstverständlich auf Filial- und Personalebene angepasst werden. Wie immer in V6 gilt: Die Angaben auf der differenziertesten Ebene haben die höchste Priorität, d.h. ist auch bei Personal eine Provisionstabelle  hinterlegt, gilt die Tabelle bei Personal und nicht die im System-Setup.

 

Zudem können für best. Vorgänge Grenzwerte festgelegt werden. Wird z.B. beim Verkauf eines Artikels die oben festgelegte "max. Menge" überschritten, sendet V6 einen Warnhinweis und blockiert den Vorgang. Ähnlich ist es bei Überschreitung des "max. Einzelpreises".

Der Wert bei "max. Zahlungseingang" wirkt sich beim Verbuchen von OP-Ausgleichen aus.

 

Mit der Aktivierung von "Ansprechpartner bei Korrespondenz Pflicht" muss beim Anlegen von Korrespondenzen ein Ansprechpartner erfasst werden.

 

 

hmtoggle_plus1Artikel

 

Teil-1

 

10-10-Artikel1

 

Sammelartikel

 

Bei Zeitschriften und Fototaschen/Fotobüchern sind in der EAN sowohl Preis als auch Steuer codiert. Dadurch läßt sich der Verkaufsvorgang sehr vereinfachen:

1. Schritt: Anlegen eines Sammelartikels im Artikelstamm (z.B. "Zeitschrift 19%")

2. Schritt: Zuweisen dieses Sammelartikels im System Setup (bei Präfix können mehrere Werte eingetragen werden, durch Komma separiert z.B. 419,439)

3. Schritt: Bei Verkäufen bucht V6 nach Scannen/Eingabe der EAN automatisch auf den passenden Sammelartikel zum korrekten Preis

 

KVA-Pauschale

 

Wird bei einem Service-Auftrag der KVA abgelehnt, werden alle Positionen des Auftrags storniert; der Auftrag ist erledigt und kann nicht fakturiert werden. Möchte man für die geleistete Arbeit eine Position berechnen, kann man hier bei "KVA-Pauschale" einen Sammel- oder Lohnartikel zuweisen. Dieser Artikel wird beim Ablehnen des KVA automatisch dem Service-Auftrag hinzugefügt. Damit kann der Auftrag fakturiert werden.

 

Versand (für spätere Verwendung reserviert)

 

Externe EAN (nur für Firmen mit eigener Stamm-EAN)

 

Bildgrößen in Pixel (siehe Kapitel Bilderdienst)

 

Felder für erweiterte Artikelsuche: die erweiterte Artikelsuche kann individuell eingestellt werden. Dazu muss eine Selektionszeile vom Typ "UserDefArtikelSuche"  erstellt werden (siehe Arbeiten mit Selektionszeilen) und hier im System Setup ausgewählt werden.

 

Teil-2

 

10-10-Artikel2

 

 

Mit Aktivierung von "Sollen Auslaufartikel ohne Bestand ausgeblendet werden?"  werden in Artikel-Listen keine Auslaufartikel angezeigt. Bedingung: Bestand in allen Filialen muss 0 sein.

 

Die Aktivierung von "Soll die EK-Konditionsmaske beim Erfassen eines Artikel automatisch aufgerufen werden?" erlaubt, dass bei der Artikelerfassung auf die Einkaufskonditionen zugegriffen werden kann. Dadurch wird bei abweichenden Konditionen schon bei der Artikelanlage der Mittel-EK korrekt gesetzt.

 

Nach Aktivierung von "Soll die Variantenanzeige möglich sein" können mittels der Tastenkombination STRG+SHIFT+v Varianten von Artikel aufgerufen werden. Varianten heißt hier, dass die Artikel dieselbe Lieferanten-Bestell-Nr haben und nur in Größe oder Farbe voneinander abweichen.

 

 

hmtoggle_plus1Kunden

 

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Kunden

 

Hier  lassen sich Standards vorgeben, die beim Erfassen von Kunden zum Tragen kommen:

 

Zahlungsbedingung und die Newsletter/Mailing-Einstellungen können vorbelegt werden.
Pflichtfelder können akitviert werden (d.h. sie müssen bei der Erfassung eines Kunden gefüllt werden)
Zudem kann festgelegt werden, dass V6 beim Erfassen neuer Kunden automatisch die nächste freie Kundennummer wählt. Dadurch entfällt beim Erfassen neuer Kunden die Abfrage nach der Kundennummer.

 

Sowohl die Zahlungsbedingungen als auch die Newsletter/Mailing-Einstellungen können in den Kundenstammdaten individuell abgeändert werden. Die entsprechenden Felder dafür finden sich beim Kunden im Register "Zusatzdaten".

 

ex_red_sm

Änderungen im System-Setup wirken sich nicht auf bestehende Kunden aus, sondern nur auf neu zu erfassende.

 

 

 

Unter Umständen ist es sinnvoll mit Aufträgen zu arbeiten, auch wenn der Kunde seine Personalien nicht angeben will. Dafür bietet sich an, einen Dummy-Kunden anzulegen. Dieser Dummy-Kunde sollte aber nicht auf Rechnung kaufen dürfen und auch keine Gutschriften erhalten können. Hierfür gibt es das Feld "Barkunde". Für den hier ausgewählten Kunden können zwar Aufträge erfasst werden, aber V6 lässt nicht zu, dass Rechnungen oder Gutschriften erstellt werden.

 

hmtoggle_plus1Vorgänge

 

Teil -1

 

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V6 arbeitet mit 12-stelligen Belegnummern. Bei Bedarf kann auf 10-stellig umgestellt werden.

 

ex_red_sm

Die Umstellung auf 10-stellige Belegnummern muss vor dem Start der Arbeit mit V6 vorgenommen werden. Sobald V6 bereits 12-stellige Belegnummern vergeben hat, kann die Umstellung nicht mehr durchgeführt werden.

 

Schalter

Auswirkung

Artikel-Preispflege: nur eigene Filiale anzeigen / bearbeiten

Nur die Filiale, die als Verwaltungsfiliale definiert ist, hat das Recht den Listen-Einkaufspreis zu pflegen

Artikel dürfen nur verkauft werden, wenn der Bestand ausreicht

Verhindert das Zustandekommen von negativen Beständern. Eine Änderung der Einstellung kommt erst nach Neustart des V6-Server-Prozesses zum Tragen. Dazu wenden Sie sich bitte an die Hotline von Stein Software

Kennwort abfragen bei Unterschreiten der Mindestspanne

Zwingt den Benutzer, dass negative Spannen in Verkaufsvorgängen bestätigt werden müssen. Zudem muss der sich anmeldende Bediener das Recht haben, unter Mindestspanne zu verkaufen. Dies gilt allerdings nur für Preise, die an der Kasse verändert wurden und unter die Mindestspanne gefallen sind. Ist der VK unter der Mindestspanne, weil z.B. der Kunde einen hinterlegten Rabatt hat, erscheint die Abfrage nicht.

Weitere Voraussetzung: in den Hilfstexten muss zumindest ein Eintrag bei den Gründen für Verkauf mit negativer Spanne vorhanden sein -> F10 - F7 - F2 - F4

Hintergrund:

Mit dieser Funktion soll verhindert werden, dass an der Kasse manuell zu große Rabatte gewährt werden können.

 

Rabatt- bzw. Stornogrund abfragen

Aktivierung zwingt den Benutzer, Rabattzuweisungen und Stornierungen zu begründen. Dabei kommen Standardtexte zur Verwendung, die in der Verwaltung Basis (F10) - Hilfstexte (F7) - Verkauf (F2) hinterlegt werden können. Sind viele Kundenrabatte hinterlegt, kann bei "Kundenrabattgrund" ein Standard-Grund ausgewählt werden. Andernfalls würde bei jedem Vorgang mit einem Kunden, der einen Rabatt hinterlegt hat, der Grund für den Rabatt abgefragt.

Teilfakturierung sperren" und "Teillieferung sperren

Aktivierung führt dazu, dass bei der Übernahme von Auftragsdaten in die Faktura/den Lieferschein automatisch alle Auftragspositionen übernommen werden. Sind beide Kontrollkästchen inaktiv, erscheint vor der Übernahme eine Positionsauswahl.

0-Verkaufspreis zulassen

Artikel können mit einem Preis von 0,00 € verkauft werden. Bei Artikel mit VK-Null-Preis im Stamm wird von V6 im Verkauf ein Preis nachgefragt. Ohne Aktivierung von "0-Verkaufspreis zulassen"  akzeptiert V6 im Verkauf keinen Null-Preis. Nach Aktivierung wird ein Null-Preis akzeptiert.

Verkäufer im Auftrag nicht ändern

Verhindert, dass nach Erfassen eines Auftrags der Verkäufer nachträglich geändert werden kann.

Umbuchung/Umlagerung: In Minusbestand umbuchen können

Erlaubt eine Umbuchung/Umlagerung von Artikeln, deren Bestand im Minus ist. Nach Auswahl solcher Artikel im entsprechenden Modul erscheint eine Info-Meldung, die auf den Minusbestand hinweist.

 

Artikelbezeichnung im Verkauf nicht ändern können

Verhindert, dass über Position ändern (F2) in Verkaufsvorgängen die Bezeichnung (wie im Artikel-Stamm hinterlegt) modifizert werden kann.

Bei Bestellung / Wareneingang / Lieferschein / Faktura  immer Artikelauswahl

Beim Auswählen von Artikeln für Faktura/Lieferschein wird ein Artikel immer dann direkt in den Vorgang übernommen, wenn die Suchanfrage eindeutig ist (z.B. EAN). Durch Aktivierung dieses Schalters kommt immer erst die Artikelauswahlliste und der Artikel muss manuell in den Vorgang übernommen werden.

Möglicher Vorteil: Artikelauswahlliste bietet mehr Informationen zum Überprüfen, ob der ausgewählte Artikel auch der gesuchte ist.

Kunden-Infozeile auffällig darstellen

Die Info-Zeile aus dem Kundenstamm wird im Vorgang fett rot dargestellt.

 
 

 

Die Aktivierung von ""

 

Teil-2

 

10-10-Vorgänge2

 

Artikelpaket-Abfrage

 

Wird in den Verkaufsvorgängen ein Artikel ausgewählt, der Teil eines Artikelpakets ist, kann folgender Hinweis aktiviert werden:

"Der Artikel <Artikelnummer> ist  auch in folgenden Paketen enthalten".

Die entsprechenden Artikelpakete werden aufgelistet und bei Bedarf kann der Artikel durch das Paket ersetzt werden.

 

Mittels der Kontrollkästchen kann diese Funktion je Verkaufsvorgang separat aktiviert werden.

 

Warenfiliale

 

abweichende Warenfiliale zulassen

Durch Aktivierung wird ermöglicht, dass Waren aus anderen Filialen auf Auftrag/Lieferschein/Rechnung genommen werden können.

 

Hinweis auf abweichende Warenfiliale

Aktiviert Meldung beim Erfassen von Aufträgen, wenn die Warenfiliale von der aktuellen Filiale abweicht. Vorraussetzung: In der Filiale ist fix eine abweichende Warenfiliale eingestellt.

 

 

Cross Selling

 

Die Beschreibung der Kontrollkästchen hierzu finden Sie im Kapitel Cross Selling.

 

 

hmtoggle_plus1Auftrag

 

10-10-Aufträge

 

In diesem Register nehmen Sie Einstellung für die Arbeit mit Aufträgen vor:

 

Kontrollkästchen

Auswirkung

 

Auftragsposition nicht löschen

Standard in V6 ist, dass Auftragspositionen auch nach Speichern des Auftrags gelöscht werden können. Durch Aktivierung ist nur noch eine Stornierung von Positionen möglich. Die Position  bleibt als storniert im Auftrag sichtbar.

 

filialübergreifende Bearbeitung

Aufträge können auch dann bearbeitet werden, wenn sie nicht in der aktuellen Filiale angelegt wurden.

 

filialübergreifende Fakturierung

Notwendig bei zentraler Rechnungsstellung: Aufträge können auch dann fakturiert werden, wenn sie nicht in der aktuellen Filiale angelegt wurden. Bei Umsatzauswertungen wird der Umsatz aber der auftragserstellenden Filiale zugewiesen (nicht beim Kassenbericht).

 

leeren Auftrag zulassen

Lässt die Erstellung von Aufträgen ohne Positionen zu.

 

 

Preise pro Position nicht drucken

Steuert das Drucken von Positions-Preisen im Auftrag und bei der Rechnung. Bei Aktivierung wird nur ein Gesamtpreis ausgegeben. Kann im einzelnen Auftrag mit Zusatzdaten (F9) übersteuert werden.

 

Preise drucken

Ändert die Standard-Einstellung beim Lieferschein-Druck von "Ausdruck OHNE Preise" auf "Ausdruck MIT Preisen". Der aktuelle Ausdruck kann mit Preise AN/AUS (F4) geändert werden.

 

 

hmtoggle_plus1Kasse

 

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Die Beschreibung der Kontrollkästchen "Assistent verwenden" und "Differenzen..."  finden Sie im Kapitel Kassenabschluss mit Assistent.

 

Die Aktivierung von "Kassenverwaltung: Bediener und Passwort abfragen" erzwingt die Eingabe von Benutzername und Passwort beim Aufruf der Kassenverwaltung im Modul Kasse.

 

Mit der Aktivierung von "Cent-Rundung" lassen sich alle Preise im Verkauf in der Kasse (nur bei Barzahlung) auf 5 bzw. 10 Cent-Werte bringen. Die Rundungsregeln sind folgende:

 

Ausgangsbetrag

gerundeter Betrag

,01 € und ,02 €

,00 €

,03 € und ,04 €

,05 €

,06 € und ,07 €

,05 €

,08 € und ,09 €

,10 €

 

Wenn eine Rundung vorgenommen wurde, meldet V6 das beim Erfassen der Zahlung:

 

10-10-Kasse-Rundung

 

Im Beispiel betrug der Ursprungspreis 8,99 €. Nach Eingabe von 10,00 bei "Gegeben" und F2 für "Bar" wird der Endbetrag gerundet auf 9,00 € und die Meldung erscheint: "Cent-Rundung: 0,01 €". Das Rückgeld wird automatisch auf den gerundeten Endbetrag angepasst.

 

ex_red_sm

Bevor Sie mit der Cent-Rundung arbeiten, wenden Sie sich bitte an die Hotline von Stein-Software. Eventuell ist eine Anpassung von Kassenformularen notwendig.

 

Provision/Rendite anzeigen

Die beiden Kontrollkästchen "Provision anzeigen" und "Rendite anzeigen" bewirken bei Aktivierung, dass beim Verkauf pro Position die Provision/Prämie und Rohertrag/Spanne angezeigt werden. Diese Anzeige erfolgt nach Auswahl von Position ändern (F2). Siehe dazu auch Belegposition bearbeiten im Kapitel Kasse.

Für die Anzeige der Rendite (Rohertrag/Spanne) muss zusätzlich das Ja/Nein-Recht "Rendite anzeigen" geschaltet sein. Siehe auch Rechteverwaltung im Kapitel Personal.

 

hmtoggle_plus1Einkauf

 

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Im Modul Bestellung haben Sie die Möglichkeit Verkaufspreise für einzelne Positionen zu kalkulieren. Hier im System Setup können Sie die Spanne und die Prozentpunkt-Schritte festlegen, mit der die Kalkulation starten soll.

 

Rücklieferungen greifen bei der Preisbestimmung auf vorhandene Wareneingänge zurück. Mit 'Preisbestimmung bei Rücklieferungen: Soll aus ALLEN Filialen gewählt werden können?' kann gesteuert werden, ob nur die Wareneingänge der eigenen Filiale oder von allen Filialen auswählbar sein sollen.

 

Thematik 'Günstigster Lieferant'

 

Sind bei einem Artikel mehrere Lieferanten hinterlegt, werden beim manuellen Erstellen einer Bestellung zwar alle Lieferanten gelistet, aber markiert wird immer der Hauptlieferant. Und beim Arbeiten mit Vorschlagslisten muss ein Lieferant ausgewählt werden.

Durch die Aktivierung (muss bei der Hotline von Stein Software angefordert werden) von 'Soll beim günstigsten Lieferanten (bzgl. Netto-EK) statt beim Hauptlieferanten bestellt werden?' ändert sich dieser Ablauf wie folgt:

bei manueller Bestellung werden weiterhin alle Lieferanten gelistet, aber markiert ist der günstigste
beim Arbeiten mit Vorschlagsliste gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Auswahl eines Lieferanten erstellt Bestellvorschläge nur für den gewählten Lieferanten (wie bisher)

  2. Ohne Auswahl eines Lieferanten werden Bestellvorschläge mit dem günstigsten Lieferanten erzeugt

 

Im einzelnen Artikel kann im Register 'Eigenschaften' per Schalter 'NICHT beim günstigsten Lieferanten bestellen' der alte Modus wieder aktiviert werden.

 

i_blue_sm

Die Auswahl des günstigsten Lieferanten findet beim Erstellen der Bestellposition statt. Beim endgültigen Erzeugen der Bestellung wird nicht nochmal geprüft, welcher Lieferant der günstigste ist.

 

 

 

hmtoggle_plus1Mahnung

 

In diesem Register nehmen Sie die Grundeinstellungen für Mahnläufe vor:

 

10-10-Mahnung

 

 

Einzustellende Parameter:

 

Mahnzinsen

werden ab Datum der Mahnung berechnet. Bei aktiviertem Schalter "Gebühren/Zinsen bei Erinnerung"  ab Rechnungsfälligkeit. Bei weiteren Mahnungen werden die Zinsen addiert; es wird keine Zinseszins-Berechnung durchgeführt.

 

Beispiel (mit 'Gebühren/Zinsen bei Erinnerung' aktiv):

 

OP über 1000,-, offenerRest 100,-

Op-Fälligkeit: 01.April

Mahnzinsen 5%

Mahnstufe 0

 

1. Mahnlauf ("Erinnerung") am 1.Mai:

Noch kein Mahndatum vorhanden;

#Tage = 30 (1.4. - 1.5.)

30 / 360 * 0,05 * 100,- = 0,42 Euro

setzt Mahnstufe 1

2. Mahnlauf ("1. Mahnung") am 1.Juni:

Letztes Mahndatum = 01.05.

#Tage = 31 (1.5. - 1.6.)

31 / 360 * 0,05 * 100,- = 0,43 Euro

setzt Mahnstufe 2

 

Die Zinsen beider Mahnläufe addiert ergeben 0,85 Euro

 

Mahnfrequenz

steuert, wann ein gemahnter OP wieder im Mahnlauf angezeigt werden soll (Beispiel: Mahnfrequenz 14 Tage, am 05.10. gemahnte OP erscheinen erst ab dem 19.10. wieder als OP im Mahnlauf).

 

max. Mahnstufe

Anzahl möglicher Mahnstufen (es stehen max. 5 Stufen zur Verfügung, Stufe 1 = Zahlungserinnerung). Nach Erreichen der max. Mahnstufe erscheinen diese OP im Mahnlauf im Register "ausgeschlosse OP's" (siehe Kapitel Mahnlauf). Eine nochmalige Mahnung könnte durch Deaktivieren der Sperre vorgenommen werden.

 

Mahngebühren

werden ab der 1. Mahnung (Mahnstufe 2)  erhoben, außer der Schalter "Gebühren/Zinsen bei Erinnerung" ist aktiviert; dann schon bei der Erinnerung.

 

Gebühren/Zinsen

bei Erinnerung

 

steuert, ob Mahnzinsen und -gebühren schon bei der Zahlungserinnerung (1.Mahnstufe) erhoben werden (ab Fälligkeit des OP).

 

Filiale

hiermit läßt sich steuern, welcher Absender auf dem Mahnbrief erscheinen soll. Wenn keine Auswahl vorgenommen wird, erscheint die Adresse der Filiale, mit der sich der V6-Benutzer am System angemeldet hat.

 

Neben diesen Parametern müssen/können Mahntexte festgelegt werden.

 

 

hmtoggle_plus1Vertrag

Dieses Register ist zur späteren Benutzung vorgesehen.