Belege erfassen

F7 Rechnungskontrolle  -  F1 Lief-Rechnungen  -  F4 Erfassen/F7 Gutschrift erfassen

Im folgenden wird die Erfassung von Rechnungen beschrieben. Gutschriften werden ähnlich verarbeitet, außer dass Beträge negativ eingetragen werden müssen. V6 zeigt bei der Bearbeitung den jeweiligen Erfassungsmodus an (Rechnung oder Gutschrift).

 

Von der Rechnungskontrolle (F7) gelangt man mit Lief-Rechnungen (F1) zuerst in die Suchmaske für Lieferantenrechnungen. Siehe dazu den eigenen Punkt Beleg-Suche.

 

 

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Mit Erfassen (F4) öffnet sich die Beleg-Erfassungsmaske für Rechnungen, mit Gutschrift erfassen (F7) diejenige für Gutschriften.

 

 

hmtoggle_plus1Rechnungsdaten erfassen

 

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Erfassungsmaske für Belege

 

 

Im ersten Bereich erfassen Sie die "Beleg-Kopfdaten":

Rechnungsfiliale, Lieferant, Rechnungs-Nummer und -Datum, sowie die Archivierungs-Nr., falls in der Grundeinstellung aktiviert

 

i_blue_sm

Wurde beim Lieferant die Abfrage nach dem Lieferland aktiviert und wird ein EU-Auslands Lieferland ausgewählt, schaltet die Rechnungskontrolle in den Modus für innergemeinschaftlichen Erwerb (EK-Preise ohne Steuer).

 

Im nächsten Bereich erfassen Sie die "Rechnungs-Beträge":

Es können entweder die Netto- oder die Bruttobeträge eingetragen werden. V6 errechnet den jeweils anderen Betrag automatisch.

 

Zusatzpositionen

 

Erst nach Erfassen dieser Grunddaten, können Zusatzpositionen hinzugefügt werden:

Zusatzposition (F7) -> Erfassen (F4) -> Auswahl aus der Liste

 

71494E

 

Erfassen Sie den "Nettobetrag" und fügen Sie die Zusatzposition mit OK (F1) dem Beleg hinzu.

Sollte es sich um eine Zusatzposition handeln, die dem Lieferanten belastet wird, aktivieren Sie das Kästchen "Belastung erstellen". Mit Belastungstext (F5) können Erläuterungen für die Position erfasst werden.

Nach Erledigen der Rechnung wird ein Belastungsbeleg an den Lieferanten erstellt. Dazu muss in den Einstellungen zur Rechnungskontrolle ein Belastungsformular ausgewählt worden sein.

 

 

hmtoggle_plus1Wareneingang erfassen

 

Mit Bestellnummern (F6) gelangt man zur Auswahl von Bestell- und Lieferscheinnummern:

 

7146

 

Sie haben zwei Möglichkeiten nach Wareneingängen/Lieferscheinen zu suchen:

 

1. Mit Erfassen (F4) öffnet sich eine Erfassungszeile

 

71464

 

Erfassen Sie die zum Wareneingang/zur Rücklieferung gehörende Lieferschein-Nr. und bestätigen Sie die Eingabe mit OK (F1).

 

2. Mit W-Eingang suchen (F5) erhalten Sie eine Liste aller Wareneingänge, deren Lieferant und deren Filiale mit denen bei Beleg-Kopfdaten eingegebenen übereinstimmen (das folgende gilt parallel für die Suche nach Rücklieferungen mit F7):

 

71465

 

Markieren Sie den gewünschten Wareneingang und bestätigen Sie zweimal mit OK (F1).

 

Mit Reko-Flag setzen (F10) kann ein Wareneingang als bereits kontrolliert markiert werden. Er wird dann nicht mehr in der Liste der Wareneingänge angezeigt.

 

Nach Auswahl des Wareneingangs werden die Wareneingangspositionen der Rechnung zugeordnet. Die Daten des Wareneingangs werden im Bereich "Rechnungs-Positionen" angezeigt:

 

7146E

 

Im Beispiel sehen Sie, dass die Rechnungs-Beträge von den Rechnungs-Positionen abweichen. Es fehlt noch die Erfassung der Frachtkosten mit Zusatzpositionen (F7):

 

7146E7E

 

Wenn keine Abweichung mehr vorliegt, kann die Rechnung nun gebucht werden.

 

 

hmtoggle_plus1Einzelpositionen prüfen

 

Bei Preis- oder Mengenabweichungen einzelner Positionen auf der Rechnung, können diese in V6 über Einzelpositionen (F8) geändert werden:

 

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Hier können nachträglich Differenzen zwischen Wareneingang und Rechnung (Menge, ListenEK, Rabatt) geändert werden. Durch die Markierung des Kästchens "Belastung" ist auch hier (wie bei Zusatzpositionen) eine Rückbelastung an den Lieferanten möglich und mit Belastungstext (F5) kann wieder eine Erläuterung für die Belastung erfasst werden.

Kommissionsartikel: In der dritten Spalte von links zeigt der Eintrag 'Komm' an, ob es sich um einen Kommissionsartikel handelt.

 

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Mit der Tastenkombination "Strg o" können die Rechnungsmengen aller Positionen auf Null gesetzt werden. Dies kann sinnvoll sein, wenn viele Positionen zu prüfen sind. Geprüfte Positionen (dann mit Menge) können leichter von noch zu prüfenden Positionen (Menge noch 0) unterschieden werden.

 

Siehe dazu auch Korrekturbeispiele.

 

ex_red_sm

Änderungen der EK-Preise bei Wareneingangspositionen führen beim Erledigen der Rechnung zur Korrektur des Mittel-EK im Artikel-Stamm und bei Verkäufen, die seit dem Wareneingang getätigt wurden (Rohertrag/Spanne ändert sich). Dies gilt aber nur für die Filiale des Wareneingangs. Wurden Artikel zwischenzeitlich umgelagert/umgebucht greift die Korrektur der Wareneingänge dort nicht. Ist diese Ware noch im Bestand, kann der Mittel-EK manuell angepasst werden (Zugriffsrechte beachten). Wurde die Ware schon verkauft, können Spanne und Rohertrag nicht mehr rückwirkend korrigiert werden.

Wird die Rechnung lediglich gebucht, werden keine Aktualisierungen durchgeführt.

 

Weitere Funktionstasten bei Einzelpositionen:

 

Funktionstaste

Funktion

 

Artikel Konditionen (F6)

Zeigt Artikel-Info des Lieferanten. Neben dem Hersteller und den Warengruppen erhält man Einblick in eventuell vorhandene Rabatte und Boni. i_blue_sm Nur Rabatte/Boni aus dem Stamm werden hier angezeigt. Wurden auf die Bestell-Position Rabatte gewährt, finden sich diese über WE-Positionen (F8) und dann Einkaufs-Konditionen (F9)

 

Artikel Info (F7)

Zeigt Artikel-Info der wichtigsten Daten aus dem Artikel-Stamm.

 

WE-Positionen (F8)

Zeigt Artikel-Info des Wareneingangs.

 

Bestellnummern (F9)

Zeigt zum Artikel gehörende/n Bestellung/Lieferschein.

 

Zusatzpositionen (F10)

Bietet nochmal die Möglichkeit, Zusatzpositionen zu erfassen bzw. zu ändern.

 

WE-Pos. suchen (F11)

Sollte die Warenlieferung in mehreren Teillieferungen eingegangen sein, kann mit F11 nach weiteren Wareneingängen gesucht und diese der Rechnung hinzugefügt werden.

 

 

hmtoggle_plus1Buchung/Erledigung des Belegs

 

Buchung mit zugeordnetem Wareneingang:

 

Nach erfolgreicher Prüfung/Korrektur der Rechnung, öffnet sich mit Rechnung buchen (F2) die Erfassungsmaske für die Zahlungsbedingungen des Lieferanten. Falls diese im Lieferantenstamm hinterlegt sind, werden sie hier herangezogen. Andernfalls können sie auch manuell eingegeben werden:

 

7142

 

Je nach den Angaben auf der Rechnung, können Sie hier den Fälligkeitstag,-monat sowie die Valutatage angeben.

Es können entweder eine "Tages-Kondition" oder "Folgemonats-Konditionen" eingetragen werden

V6 errechnet dann die Rechnungsfälligkeit.

 

i_blue_sm

Wurden bei der Bestellung ein Valuta-Datum und eine Valuta-Info eingetragen, werden diese hier angezeigt.  Ebenso werden die Zahlungsbedingungen aus dem Lieferanten angezeigt (falls vorhanden).

 

Nach Prüfung/Erfassung der Zahlungsbedingungen erledigen Sie die Rechnung mit Rechnung erledigen (F1). Der Beleg erhält den Status "erledigt".

 

Buchung ohne zugeordnetem Wareneingang:

 

Wurde der Rechnung kein Wareneingang zugeordnet, kann die Rechnung trotzdem zum Bezahlen freigegeben werden. V6 fordert eine Bestätigung ein für die Verbuchung ohne zugeordnetem Wareneingang:

 

7142-ohne-WE

 

Nach Ja (F1) öffnet sich die Erfassungsmaske für die Zahlungsbedingungen des Lieferanten (s.o.). Die Belegung von F1 ändert sich allerdings von Rechnung erledigen auf Rechnung buchen. Nach Buchung erhält der Beleg den Status "gebucht". Erst nach erneutem Aufruf des Belegs und Zuweisung eines Wareneingangs ist ein Erledigen möglich.

 

 

hmtoggle_plus1Korrekturbeispiele

 

 

Einkaufspreis einer Rechnungsposition ist höher als Rechnungs-EK des Wareneingangs. Die Rechnung soll so nicht akzeptiert, sondern angepasst werden.

 

714-KF1

 

Nach Zuordnung des Wareneingangs stellen Sie fest, dass der Rechnungsbetrag höher ist als die Wareneingangssumme. Die Differenz wird auch in einer extra Zeile ausgewiesen.

 

Als nächsten Schritt kontrollieren Sie die Einzelpositionen:

 

7148-KF1

 

Als Preis der Positionen auf der Rechnung wird von der Rechnungskontrolle der Rechnungs-EK des Wareneingangs angenommen. Es gilt nun zu prüfen, ob die tatsächlichen Preise auf der Rechnung damit übereinstimmen. Im Beispielfall beträgt der Rechnungs-EK-Preis für einen Artikel auf der Rechnung 10,98 € statt der 9,98 € des Wareneingangs.

 

In der Rechnungskontrolle muss deshalb der Rechnungs-EK der Zeile 'Rechnung' an den Rechnungs-EK-Preis der tatsächlichen Rechnung des Lieferanten angepasst werden:

 

7148-korr-KF1

 

V6 schlägt nach durchgeführter Korrektur automatisch vor, die Differenz dem Lieferanten zu belasten.

 

Mit Belastungstext (F5) können Sie dafür Erläuterungen erfassen:

 

71485-KF1

 

Nach Anpassung der Position und Erstellung der Belastung, werden die Änderungen in die Übersicht übernommen:

 

714E-KF1

 

Die Summen stimmen überein und die Belastung wird ausgewiesen. Die Rechnung kann nun gebucht/erledigt werden:

 

7142-KF1

 

i_blue_sm

Vor dem Buchen wird nochmal eine Bestätigung der Belastung eingefordert. Bestätigen Sie die Belastung mit "Ja".

 

Nach dem Erledigen erstellt V6 automatisch den Belastungs-Beleg (falls Formular in Grundeinstellung hinterlegt):

7142-Belastungsanzeige-KF1

 

Die Rechnung ist somit erledigt und zur Zahlung freigegeben.

 

 

Der Einkaufspreis der Rechnung stimmt, weicht aber vom Rechnungs-EK des Wareneingangs ab, weil der Lieferant die Ware günstiger liefern kann als zum Zeitpunkt des Wareneingangs hinterlegt. In dem Fall müssen Wareneingang und Rechnung in der Reko angepasst werden.

 

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Nach Zuordnung des Wareneingangs stellen Sie fest, dass der Rechnungsbetrag niedriger ist als die Wareneingangssumme. Die Differenz wird auch in einer extra Zeile ausgewiesen.

 

Als nächsten Schritt kontrollieren Sie die Einzelpositionen:

 

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Als Preis der Positionen auf der Rechnung wird von der Rechnungskontrolle der Rechnungs-EK des Wareneingangs angenommen. Es gilt nun zu prüfen, ob die tatsächlichen Preise auf der Rechnung damit übereinstimmen. Im Beispielfall beträgt der Rechnungs-EK-Preis für einen Artikel auf der Rechnung 46 € statt der 48 € des Wareneingangs.

 

In der Rechnungskontrolle müssen deshalb die Rechnungs-EK der Zeile 'Rechnung' und der Zeile 'Wareneingang' an den Rechnungs-EK-Preis der tatsächlichen Rechnung des Lieferanten angepasst werden:

 

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Nach Anpassung der Positionen  werden die Änderungen in die Übersicht übernommen:

 

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Die Differenz ist nicht mehr vorhanden und somit kann die Rechnung gebucht und erledigt werden.

 

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Die Änderungen der EK-Preise bei Wareneingangspositionen führen beim Erledigen der Rechnung zur Korrektur des Mittel-EK im Artikel-Stamm und bei Verkäufen, die seit dem Wareneingang getätigt wurden (Rohertrag/Spanne ändert sich).  Wird die Rechnung lediglich gebucht, werden keine Aktualisierungen durchgeführt.