Korrespondenz Kunde
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F3 Kunden - F2/F4 Kunde Ändern/Erfassen - F11 Korrespondenz
Mit der Funktion Korrespondenz (F11) werden alle Korrespondenzen zum Kunden abgespeichert.
Über die Taste Korrespondenz (F11) gelangt man zu einem Kommunikationsprotokoll.
Alle schon erfassten Korrespondenzen erscheinen chronologisch sortiert, wobei die aktuellen oben in der Liste zu finden sind. Es werden zunächst alle Korrespondenzen des Kunden angezeigt. Die Auswahl kann durch Eingabe des Kommunikationsgrundes weiter eingeschränkt werden.
Mit Erfassen (F4) können Sie einen neuen Eintrag vornehmen:
Bei den Feldern "Ansprechpartner "Kommunikationsmittel" und "Grund" haben Sie mit 
eine Auswahl möglicher Angaben. Fehlt die gewünschte Angabe in der Liste, haben Sie die Möglichkeit neue Einträge anzulegen. Unter Bemerkungen können Sie den Gegenstand der Kommunikation kurz wiedergeben.
Im System Setup (F10/F10) kann im Register "Allgemein" festgelegt werden, dass die Eingabe eines Ansprechpartners verpflichtend ist.
Popup-Steuerung
V6 erinnert Sie bzw. Kollegen nach dem Einloggen an zu bearbeitende Korrespondenzeinträge je nach Einstellung folgender Felder:
Feld |
Funktion |
Erinnerung am |
Tag, an dem beim Login der Korrespondenzeintrag erscheinen soll. Person: Ursprüngliche Erfasser des Korrenspondenzeintrags.
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erledigt |
Sobald gesetzt, kein Popup beim Login mehr
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an Person |
Wenn ausgewählt, Popup auch bei dieser Person. Popup beim Erfasser bleibt
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weiterleiten an |
Wenn ausgewählt, Popup auch bei dieser Person. Popup beim Erfasser bleibt
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Kenntnis genommen |
Sobald gesetzt, kein Popup mehr bei der Person, an die weitergeleitet wurde. Popup beim Erfasser bleibt.
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Frist bis |
Nur Info. Keine Auswirkung auf Popup. |
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Beim Erfasser einer Korrespondenz erscheint diese solange beim Login, bis ein Datum bei 'erledigt' eingetragen wurde.
Mitarbeiter, bei denen im Personaleintrag 'alle Korrespondenz' aktiviert haben, erhalten - wie der Erfasser - nach dem Login alle noch nicht erledigten Korrespondenzen. |
Dokumente
Das Register "Dokumente" bietet Ihnen die Möglichkeit, verschiedenste Dateien (z.B. eingescannte Verträge) der Korrespondenz hinzuzufügen. Damit erhalten Sie eine optimale Transparenz und Verfolgbarkeit aller Korrespondenz-Vorgänge.
Mit Dokument importieren (F4) öffnen Sie folgende Eingabezeile
Vergeben Sie einen Dokumentennamen (dieser gilt nur innerhalb V6, der Dateiname Ihrer Datei bleibt davon unberührt).
Mit Erfassen (F4) öffnen Sie den Windows-Explorer und können die gewünschte Datei in V6 aufnehmen. Die Größe er zu importierenden Dateien ist limitiert. Sollte der Import deswegen nicht möglich sein, versuchen Sie die Dateigröße zu reduzieren.
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Auch Fotos können als Dokument importiert werden. Voraussetzung: jpg-Dateiformat. Die Fotos werden automatisch skaliert auf eine Größe von max 1.280 Pixel bei 72 dpi. |
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, WEB-Links als Dokument aufzunehmen oder - falls sie einen Scanner verfügbar haben - Dokumente direkt einzuscannen.
Schließen Sie den Vorgang mit OK ab.
Speichern (F1) Sie den neuen Korrespondenz-Eintrag ab. Er erscheint nun in der Korrespondenz-Liste
Mit Drucken (F8) können Sie die vorliegende Korrespondenzliste ausdrucken.
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Es besteht die Möglichkeit, jede Kommunikation automatisch zu einem Korrespondenzeintrag führen zu lassen. Siehe dazu den Punkt "Korrespondenzeintrag automatisch" im Kapitel Bildschirmparameter. |