Kassenverwaltung

F1 Vorgänge  -  F9 Kassenverwaltung

 

In der Kassenverwaltung liegen alle Verwaltungsfunktionen, die man bei der täglichen Arbeit braucht. Ein normaler Tagesablauf sieht folgendermaßen aus:

 

Kasseneinlage. Liegt (morgens) kein Wechselgeld in der Kassenschublade, wird zunächst eine Kasseneinlage gebucht. Dadurch wird V6 mitgeteilt, wie viel Bargeld sich in der Kassenschublade befindet. Sie passen somit den Kassen-Sollbestand dem Istbestand an. Eine Einlage braucht nur dann zu erfolgen, wenn die Kasse am Vortag komplett (auf Null) entnommen wurde.

 

Buchen von Verkäufen. Eventuelles zwischenzeitliches Abschöpfen von Bargeld aus der Kasse.

 

Kassenabschluss. Beinhaltet Kassensturz, Kassenentnahme und Kassenbericht. Sie können diese Schritte einzeln vornehmen oder den Ablauf Sturz -> Entnahme -> Bericht automatisch starten. Siehe dazu Kassenabschluss mit Assistent.

 

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Der Kassenabschluss wird im Folgenden beschrieben. Alle Funktionen, die für den Kassenabschluss gebraucht werden, stehen hier in der Kassenverwaltung zur Verfügung. Diese sind (in chronologischer Reihenfolge) Kassensturz, Kassenentnahme und Kassenbericht. Es folgt, gegebenenfalls am nächsten Morgen, eine Kasseneinlage. Diese Kassenverwaltung-Funktionen können nur an der Kasse selbst benutzt werden, d.h., Sie können nicht vom Büro-Arbeitsplatz den Kassenabschluss buchen.

 

Kassensturz: Durch Buchen des Kassensturzes teilen Sie V6 mit, wie viel Geld sich in der Kassenschublade befindet. Sie stellen somit den Istbestand der Kasse dem Sollbestand des Programms gegenüber. Diese Gegenüberstellung wird im Kassenbericht ersichtlich.

 

Kassenentnahme: Durch diesen Schritt teilen Sie V6 mit, wie viel Geld Sie aus der Kassenschublade entnehmen, um es zur Bank (bzw. Tresor) zu bringen; d.h., Sie reduzieren hiermit automatisch den Soll- und Istbestand der Kasse. Dies kann auch mehrmals täglich erfolgen, um z.B. Bargeld abzuschöpfen (Teilentnahme). Es ist üblich die Kasse auf Null zu entnehmen, wenn Sie jedoch gleich einen Wechselgeldbetrag für den nächsten Tag in der Kasse belassen möchte, lesen Sie bitte unten Variante. Die Kassenentnahme ist maximal bis zum Ist-Bestand möglich.

 

Kassenbericht: Der Kassenbericht zeigt/druckt Ihnen den an diesem Tag erwirtschafteten Umsatz, listet den Bestand der unterschiedlichen Zahlungsmittel auf und teilt Ihnen mit, ob es einen Unterschied zwischen Kassensoll- und -istbestand gibt.

 

Eventuelle Differenz ausgleichen: Sollte ein Unterschied bestehen, so muss diese Differenz mittels der Funktion Differenz ausgleichen ausgebucht werden. Hierbei wird der Sollbestand des Programms dem Istbestand der Kassenschublade angeglichen und deshalb eine Buchung zur Korrektur des Sollbestandes erzeugt.

 

 

Die übliche Vorgehensweise (Version "A") zum Durchführen eines Kassenabschlusses ist:

 

1.Gehen Sie zu Kassensturz (in der Kasse über Kassenverwaltung (F9) / Kassensturz (F3). Durch Buchen des Kassensturzes teilen Sie V6 mit, wie viel Geld sich in der Kassenschublade befindet.
2.Danach werden durch eine Kassenentnahme (F2) die Zahlungsmittel entnommen. Bargeld, Schecks und EC-Zahlungs -Slip, die Sie aus der Schublade nehmen, werden so auch aus dem Bestand von V6 genommen.
3.Kassenbericht: Der Kassenbericht zeigt/druckt Ihnen den an diesem Tag erwirtschafteten Umsatz, und teilt Ihnen mit, ob es einen Unterschied zwischen Kassen-Soll- und Ist-Bestand gibt.
4.Eventuelle Differenz ausgleichen: Sollte ein Unterschied bestehen, so muss diese Differenz mittels dieses Schrittes ausgebucht werden. Es wird dann eine Buchung zur Korrektur des Soll-Bestandes erzeugt.

 

 

Nach dem die Kasse "leer" ist, muss folglich am nächsten Tag eine Bargeldeinlage als Wechselgeld gebucht werden. Dies tun Sie mittels Kasseneinlage (F1).

 

Variante:

Da Sie bei Version "A" selber bestimmen, wie hoch die abendliche Kassenentnahme ist, können Sie beim Zahlungsmittel Bargeld eine Teilentnahme buchen und einen Rest an Bargeld in der Kasse belassen. Da dieser Rest als Vortrag in den nächsten Tag mit übernommen wird, ersparen Sie sich die Einlage am nächsten Morgen.

 

Falls ein Wechselgeldbestand in der Schublade verbleiben soll, wird keine Einlage gebucht, da V6 den Wechselgeldbestand als Vortrag in den nächsten Tag übernimmt.

 

 

Übersicht der Kassenfunktionen:

Vorgang

passt an

Bemerkung

Verkauf

Soll- u. Istbestand

Der Verkauf von Ware (Einnahme) bzw. Buchen eines Ausgabeartikels (z.B. Nachnahme) verändert den Soll- u. Istbestand.

 

Kasseneinlage

Soll- u. Istbestand

Die Einlage "legt" Bargeld in die Kasse und erhöht daher auch Soll- u. Istbestand.

 

Kassensturz

Istbestand

Der Kassensturz setzt den Istbestand der einzelnen Zahlungsmittel.

 

Kassenentnahme

Soll- u. Istbestand

Bei der Entnahme wird V6 mitgeteilt, dass ein/mehrere Zahlungsmittel aus der Schublade genommen werden, was daher Soll- u. Istbestand ändert.

 

Differenz ausgleichen (Kassenbericht)

Sollbestand

Gleicht den Sollbestand von V6 dem Istbestand der Schublade an.

 

 

 

Siehe auch:

Kasseneinlage

Kassensturz

Kassenentnahme

Kassenbericht

Kassenabschluss mit Assistent

Kassendifferenzen